基于信息系统的企业物资管理与应用的研究[2]
简介：——以义翔铝业有限公司为例义煤集团义翔铝业有限公司是由义煤集团公司控股的中外合资企业。公司一、二期工程氧化铝项目总投资25亿元人民币，设计规模为年产50万吨冶金级氧化铝。按照“一次设计、分期实施”的原则，一期10万吨氧化铝生产线于2004年2月建成试生产，二期40万吨 ...
三、物资管理模型的设计及应用
（一）物资管理信息系统的整体设计
按照物资管理模型设计的原则对义翔铝业进行整体规划，拟分期项目来执行，并在此基础上，能够结合现有的财务系统和预算系统，扩展到诸如办公自动化OA系统、人力资源管理系统、生产管理系统等其他信息化管理系统中去，达到的效果如下：（1）物资管理。将库存管理流程化提供实时的出库动态成本及对成本的模拟计算，动态地反映存货资金的增减变动情况。（2）销售管理。标准化业务流程从销售订单到发货、结算，随时对销售情况、收款情况进行分析。（3）过磅物料管理。实现磅房与NC软件之间数据共享，有效防止过磅人员不完全上磅及电子作弊情况。（4）人力资源管理。解决人力资源部门从“选人”“用人”“留人”的难题。（5）财务核算。根据具体每笔发生业务自动汇总物资出入库成本，准确生成物资凭证，时时掌握财务信息。此外，在生产管理、全面预算管理、办公自动化OA管理和手机移动应用等方面都取得了非常明显的效果。
（二）物资管理信息系统的应用过程
1．明晰主要部门的职责分工
根据义翔铝业实际情况，对各个主要应用部门的管理范围进行划分，明确职责：（1）供应科：负责各类生产原料、设备及原材料的计划和采购；（2）仓库：负责设备及原材料的验收和保管；（3）财务科：负责物资采购和销售的财务结算和成本核算；（4）各基层部门：负责生产原料的验收和保管、产成品的生产和包装；（5）设备科：负责设备及配件的管理和审批；（6）企管科：负责对供应商的招投标；（7）化验科：负责对生产原料和产成品的质量检验和定质定价；（8）销售科：负责产成品的销售。
2．规范并统一各类编码
主要包括规范并统一存货分类编码规则、计量单位编码规则、收发类别编码规则、仓库档案编码规则、货位档案编码和存货基本档案。
3．建立完善运行管理制度与规范
（1）计算机病毒防范制度。①计算机使用人员应有较强的病毒防范意识，定期进行病毒检测，发现病毒应立即处理并通知管理部门或专职人员；②采用国家许可的正版防病毒软件并及时更新软件版本；③未经上级管理人员许可，当班人员不得在服务器或业务机上安装新软件，若确为需要安装，安装前应进行病毒例行检测；④经远程通信传送的程序或数据，必须经过检测确认无病毒后方可使用。
（2）操作员数据保密制度。①根据数据的保密规定和用途，确定使用人员的存取权限、存取方式和审批手续；②禁止泄露、外借和转移专业数据信息；③保存好各操作人员用户名、密码，禁止转借用及非操作人员进入系统；④制定业务数据的更改审批制度，未经批准不得随意更改业务数据；⑤对每份单据严格按照操作流程执行，防止漏记、错记；⑥对当日的业务要在当日执行完毕，做到日清日结。
（3）数据备份制度。①每周五系统管理员制作数据的备份并异地存放，确保系统一旦发生故障时能够快速恢复，备份数据不得更改；②业务数据必须定期、完整、真实、准确地转储到不可更改的介质上，并要求集中和异地保存，保存期限至少2年；③备份的数据必须指定专人负责保管，由管理人员按规定的方法同数据保管员进行数据的交接。交接后的备份数据应在指定的数据保管室或指定的场所保管；④备份数据资料保管地点应有防火、防热、防潮、防尘、防磁、防盗设施。
（4）特权用户密码和操作员密码的管理。①对特权用户密码视同密件管理；②负责管理特权用户的管理人员，必须严格执行对特权用户密码设置、修改、使用范围的有关规定；③各业务系统按工作需要应严格区分各类管理员、系统维护人员、操作员的岗位分工，不得串岗、混岗操作；④对于人员调岗或调离的计算机系统必须即时修改相关人员的密码，绝不允许继续保留在系统内；⑤对记账系统的错账冲正、数据修改或删除等操作必须要在业务主管领导的监督下双人进行修改，并进行登记备案。此外，还要实行计算机技术开发人员和业务操作岗位分离。
四、物资管理信息系统的实施效果
（一）物资管理水平大幅度提升
1．对信息进行有效控制和统计，实现数据资源共享
实现物资管理信息化，让信息按标准的物资采购程序流动，既规范了物资采购流程，又实现了数据资源的共享，还可以对信息进行有效的控制和统计。这样一来，各申请物资采购部门可以随时查看仓库库存情况和采购申请的执行情况；主管领导可以随时了解分管部门的工作进展。
2．加快信息流通，实现数据的实时性
现阶段，信息处理完成后，是通过人与人的传递来实现信息的流通，流通时间相对较长。如果通过网络传递，信息处理的结果就可以马上显示出来。例如，当物资入库或发料信息到达仓库，只要仓库保管员一将物资信息录入程序并确认，库存情况就会马上更新，物资的动态管理将得到完全解决。
3．无纸化办公，同时减少人的劳动量
实现物资管理信息化，把人从大量烦琐、无序、低端的工作中解脱出来，去处理更有价值、更重要的工作，提高了企业的工作质量和工作效率。另外，实现了“无纸化”的办公，同时，节约了纸张等办公用品共计85万元。
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