建立集中销售模式
对于许多终端消费品的制造商来说,销售外包其实也是一个预防舞弊风险的重要措施。事先选择好资信良好的销售代理公司或者专业大卖场,可以大大简化企业的销售管理队伍。销售业务将主要集中在市场推广和客户管理(或者叫渠道管理)方面。市场推广包括产品广告宣传策划和产品发布会。客户管理则包括客户销售业绩的考核,奖励返点和客户结构调整等。一些企业甚至将售后服务也实行外包。例如一些电子通讯类产品的制造商和汽车制造商通常将售后维修服务实行外包。另外还有一些国际性的产品制造商,通常会将各个生产企业的产品销售集中交给自己成立的专业销售公司负责销售。
集中销售的好处非常明显,可以使生产企业集中精力做好产品,保证产品质量而无须考虑产品的销售问题。集中销售除了可以大大降低分散销售的成本外,还可以提高专业化销售水平。这里还有一个额外好处,就是可以降低生产企业的销售风险。日本的生产制造商很多采用这种销售模式。集中销售对于大型集团公司应该是一种比较好的规避风险的解决办法。
利用网上销售
随着网络技术的日益普及,网上销售已经成为许多产品制造商的重要销售方式。戴尔的直销模式是利用网络技术进行销售的典范。笔者曾经多次通过戴尔的网络购买其电脑产品。这种直销模式由于不通过各级经销商,可以有效降低其销售成本,同时也避免了许多来自和经销商的、在业务过程中的许多潜在的风险,包括销售过程中的舞弊风险。
当然,利用网络销售也同样存在其他的经营风险或者缺陷,这里包括网络系统的风险以及增加维护网络系统的成本支出等。但是,在信息社会不断发达完善的今天,利用各种网络平台销售肯定将成为制造行业产品销售的重要模式。笔者预测,预防和规避目前存在于传统销售业务过程中的舞弊风险的最终方案也许就来自于现代网络技术。
提升品质和技术含量
根据笔者研究发现,在销售领域内发生的许多舞弊行为其根源通常来自产品出现质量问题或者技术含量太低,市场竞争激烈。在不同的市场条件下,其发生舞弊风险的程度和预防舞弊行为的难度是截然不同的。当一个企业处于卖方市场的条件下向客户提供商品时,企业可以利用其强势地位在销售的各个环节上处于主动位。比如采用款到发货,就可以避免一系列的收款风险;由于企业产品质量好,发生质量事故的几率小,由此引发的质量事故处理中的舞弊风险就可以大幅度下降。因此,提高产品品质和技术含量,是从根本上规避企业销售领域舞弊风险的重要措施。
此外,企业的产品结构也会使销售方式发生变化,从而引起风险程度的变化。例如,某企业生产发动机缸体,由于缸体是一种长期使用的大部件,通常只能批量销售给发动机总装厂,几乎没有零售市场,其销售风险的控制就比较容易。企业只需要简单严密地关注和控制好和大型发动机厂的交易就行了,舞弊风险发生的几率就小。反之,如果一家生产转向机的企业,由于转向机的部分部件属于易损件,所以转向机除了批量卖给汽车厂外,还可以将部分部件通过零售市场出售。这就要求企业不但要关注主机厂,也要关注零售市场。销售难度和风险将大幅度上升。
建立舞弊案件举报制度
为了预防各种舞弊行为的产生,企业也会建立特别的舞弊案件举报处理规定。企业的内部审计、内部控制、纪检监察等有关部门会设立一个舞弊案件举报中心,接受来自企业员工或外部相关单位和人员的举报。这里包括来自客户甚至竞争对手的举报。有关舞弊案件的举报应当制订程序予以规定,这里就不再赘述。
建立客户访问和应收账款对账制度
作为控制和预防销售舞弊风险的重要政策,企业可以制订内控和内审人员对客户进行访问的制度。企业除了高层领导,如总经理、主管销售的副总经理和财务总监要定期或不定期地访问供应商外,内控人员或者内部审计人员也应当在检查审计过程中,对被审计单位的客户进行随机抽查访问。内控人员访问客户可以直接了解客户对被审计企业销售业务人员的看法,以及对公司客户服务水平的反馈意见。
根据笔者的经验,客户对内控人员的访问一般还是持欢迎的态度。内控人员在访问客户过程中,可以从另外一个方面核实验证销售业务过程中的管理情况并对本企业销售业务人员遵守企业规定起到监督和威慑作用。自然也可以对销售一收款业务中的舞弊风险产生预防作用。除了内控或内审人员访问客户外,企业的财务部应收账款主管人员以及信用部人员也应当对客户定期进行对账。通过客户对账,可以及时发现双方之间的未达账项和存在的问题。这对销售业务人员也是一种有效的监督。