员工行为守则
在跨国公司中,企业通常会在内部制订一套针对全体员工工作行为的规范,或者叫员工行为守则。其中的一部分如:赠送礼品政策和公共关系处理规定中,都会明确规定禁止员工接受各种形式的商业贿赂或者对政府官员施行商业贿赂。企业员工行为守则对预防销售-收款业务循环中的舞弊风险,特别是对于净化目前市场交易,预防商业贿赂都具有特别的作用。当一个企业在抱怨竞争对手采用不正当方式抢占市场时,是否也应当检视自己是否也同样在施行这些不正当的竞争手段?净化市场,预防商业贿赂需要依靠全体市场参与者的共同努力。
销售人员工作日志
这是针对销售人员工作特点设计的一套最关键的控制措施。销售业务人员和其他业务人员的工作有一个重大的区别,那就是点多面广,频繁出差或长期驻外,工作远离办公现场。销售人员的工作压力普遍较大,也非常辛苦。为了鼓励销售业务人员积极拓展市场,为客户提供良好的售后服务,许多企业均会给予各种不同的优惠政策。但是,也正因为具有这些特点,企业也最容易对销售业务人员失去有效的监督和控制。事实上,销售业务人员已经成为企业最难管理的一个特殊团队。
为此,一些企业甚至放弃了对销售业务人员的控制,反正只要完成预定的销售目标和费用指标后,销售人员干什么企业也不管。这种管理方法的一个副作用就是销售业务人员容易和客户或竞争对手勾结,做出损害公司利益的事情。
有些企业或者干脆将销售业务包括售后维修服务都委托第三方贸易公司和专业维修公司去做,大多数家电行业即是显见的例子。这样做的好处是充分利用第三方的专业营销能力和维修技术力量,便于集中精力做好产品质量和提高生产效率。但是,其缺陷也非常明显,这些第三方贸易公司和维修公司将控制企业的整个销售渠道。
还有一些制造企业为了维护企业的销售渠道,继续维持自己的销售队伍并对销售业务人员制订了一套严密的管理程序。其中一个比较有效的措施就是制度规定销售人员必须填写工作日志,简称“工作日志”。采用工作日志管理的企业,首先应当在销售管理程序中具体规定工作日志的基本格式和填写要求。当驻外销售业务人员严格按照日志规定填写其每天的具体工作内容后,一方面业务人员自己可以及时回顾总结日常工作,妥善安排每天的工作计划,规范自己的在外行为;另一方面其销售主管可以有效检查和验证业务人员在外活动的具体细节。销售主管和财务部主管在审批业务人员的费用报销单据时也多了一个辅助验证的依据。
建立客户信用评估和控制机制
在签订销售合同以及办理销售发货的业务环节中,一个非常重要的控制环节就是客户信用评估。过去由于企业对客户信用评估不重视,为了占领市场盲目扩大客户源,为日后销售收款埋下了巨大的隐患。一些销售业务人员更是利用企业信用管理的漏洞,冒险向不该发货的“特殊客户”大量发货,导致企业出现巨额的坏账损失。这就是业务人员舞弊活动的后果。为此,规模到了一定程度的成熟企业纷纷建立了客户信用评估控制程序并建立了独立于销售部门的信用管理部。当销售业务人员和客户谈判签订销售合同前,必须事先经过信用管理部门的调查和风险评估。销售部门提出的赊销额度,事先也必须获得信用管理部门的审核并经过主管副总或总经理的批准。当销售业务人员向物流部提出发货申请前,必须经过信用管理部的核查,确保发货额度控制在已经批准的赊销限额之内。信用管理部门有权根据客户的资信情况和过去的付款情况拒绝批准销售发货申请。
实践证明,有效的信用控制可以极大地预防销售业务中的舞弊风险。鉴于客户信用评估和控制是预防坏账损失风险的专业的管理领域,国际与国内已经成立了众多的信用管理公司帮助企业控制信用风险。一些专业的保险公司也推出了信用保险产品。
笔者在过去介绍保险与内控的关系时,预防销售-收款循环业务中的舞弊风险也同样离不开保险。目前与此最直接的相关保险有三个:雇员忠诚保险、信用保险和产品质量保险(包括产品责任险、产品召回保险)。
有关雇员忠诚保险在预防企业雇员舞弊活动中的作用已经做过介绍,这里不再重复。本文将主要介绍信用保险和产品责任保险。所谓信用保险就是企业为防范因赊销方式造成到期应收账款未能收回所造成的损失向保险公司投保,一旦损失产生,由保险公司根据事先约定的条件承担赔偿责任。在这里保险合同中将会对有关信用管理和损失索赔的依据提出严密的规定。例如,有关潜在客户的资信调查和赊销额度确定,应收账款的周转天数规定,坏账发生后的追偿权转移等,都需要逐项明确。购买了这个保险的企业,在开发新客户并决定授信额度前也需要得到保险公司的核准。保险公司将利用其积累的庞大的客户信用资料为企业提供相关信息。如果企业想在发生损失事故后顺利得到保险公司的赔偿,则事先必须对信用管理和应收账款管理制订具体的管理程序,并收集各种相关的有效证据。保险公司也将对企业的相关管理活动以及提交的各种资料进行审核。这样等于引进了一个严格的第三方对企业的信用管理进行监督。
产品责任险则是企业销售的商品由于质量问题导致使用者受到人身伤害或其他经济损失后,由保险公司提供损失赔偿。其他产品责任险还包括产品质量保险、产品召回保险也属于这类保险。由于发生产品质量事故或造成使用者的人身伤亡事故后,如果企业向保险公司提出索赔申请时都需要提供相应的证据记录。因此保险公司在这些业务环节上也无形中对企业起到了一个外部监督的作用。笔者认为,购买信用保险和产品质量保险等是预防销售一收款业务循环中的潜在风险的一个重要手段。