对成品油销售企业加油卡业务风险防控的探讨[2]
简介：近年来，国内两大石油公司利用遍布全国的加油站网络优势，相继推出了加油卡业务。但作为一项新业务，在资金、商品、价格等管理上也带来了新的风险点。本文中，笔者拟结合工作实践，就当前加油卡业务存在的风险及防控措施进行探讨。 一、加油卡业务运行的基本情况 1．加油卡的 ...
三、加油卡业务风险防控措施
1．严格实行发卡充值点岗位分离，明确落实充值资金责任人。发卡员和复核员不能由同一人担任，发卡员不得担任收款员。实行岗位分离，明确岗位职责，强化岗位间的相互约束、相互监督。最大程度防范虚假充值和挪用充值款的风险。
2．加强Ukey的保管。卡中心专人负责Ukey的管理和发放，Ukey的下发必须“一人一Ukey”，并填写Ukey领用记录。Ukey与发卡操作员进行绑定后，操作人员对Ukey的保管和使用承担全部责任。要求领取Ukey后应妥善保管，并尽快更改默认密码，防止被其他人员盗用充值。
3．强化充值资金的日常监控，确保每日及时回笼。充值资金一般数额较大，应重点关注。其日常监控主要由财务人员来完成，每日监控卡系统数据是否日结和上传，提取每个发卡充值点当日充值金额，与网上银行系统到账数据数据进行核对。
4．实行加油卡优惠折扣审批，防止效益流失。加油卡优惠折扣的大小应根据市场形势、促销策略和客户类别分别制定。通过卡系统权限设置，实现加油卡优惠折扣的有效审批，能防止发卡人员任意设置优惠折扣，避免效益流失。
5．多种方式并举，严密监控套取优惠行为。对套取加油卡优惠的监控，一直是管理的难点和重点。可采取的主要手段有：一是通过从卡系统中调取加油卡消费明细，排查“消费频率高、消费金额大、折扣优惠幅度大、消费时段间隔短”的异常刷卡业务，坚持对加油卡消费明细记录的日常监控，及时发现异常刷卡行为。二是由管理部门不定期对加油站资金进行现场盘点，对加油机销售现金、卡系统充值款、交存银行金额及保险柜内库存现金进行核对，对长短款及时查找差异原因。三是有效地利用视频监控，查看异常刷卡时的现场情况，判断是否为套取现金及优惠行为。对套取折扣优惠的，一经查实，从重处理。
6．严禁加油站人员为客户代保管加油卡和密码。一是对客户和员工进行宣传，使其意识到为客户代保管卡对双方均存在风险；二是一经发现，严肃处理。
7．加强清分和对账的管理，保证加油卡系统余额的账实相符。遵循“谁发卡谁管理，谁充值谁受益，谁消费谁受益”的原则，对加油卡异地交易进行资金清算，做好几个环节的对账：加油站和卡中心每天及时核对卡系统与加管系统的对账差异，并进行调整；财务部门坚持对卡系统、加管系统及财务系统的卡资金账务的核对，确保三账一致；加强对异地交易资金的清算和账务处理，避免因账实不符导致出现风险。
8．严格加油站脱机销售的审批，及时解决系统故障。加油站如因系统故障、停电等原因需脱离加管系统加油的，须上报脱机时间及原因，由管理部门及相关领导审批，防止加油站擅自脱机加油。对系统及网络故障及时处理，作好记录，并在系统恢复后及时进行数据传输和补录。
9．加强客户资料管理，严格挂失和销户流程的审核。制定客户资料管理制度，加强充值网点对客户资料的归档与保管管理。挂失和销户办理均不能由一人操作，所需证件及证明材料应严格审核。经办人员不得代客户领取销户余额款。
10．规范发票开具，避免重复开票。加油站开票员应认真核对刷卡客户消费小票上提示的开票方式，充值时已开发票的不得再开。开票方式属统一开增值税发票的，应携带加油站预收货款凭据、税务登记证（原件）、增值税一般纳税人资格证（原件）到卡中心办理。
四、加油卡业务风险防控的思考与探索
1．加油卡业务中多数风险的产生，其根源在于人的思想素质，如虚假充值、挪用充值款、套取优惠款等。建立严格的管理制度和内控流程是必须的，但重视对关键岗位人员的任用考察和对员工的思想教育也是防范风险的必要工作。
2．对员工套取优惠款的防控措施，基本是“严防死盯”，势必增加工作量和管理成本，如何利用信息手段自动识别和报警，提高工作效率和防控效果，值得进一步探索研究。
3．加油卡消费业务遍及所有加油站，涉及所有加油员工，点多面广成为管理的难点。如果能将部分权限上收一级管理，应该能更加有效地防范风险。如将给客户的优惠折扣变为在充值时直接多充入金额，刷卡消费时不再享受优惠，即可将对每个加油员工的监督变为只对充值人员的监督，大大降低了管理难度。
4．利用系统功能，实行对优惠折扣的灵活管理。对客户而言，加油卡的吸引力除了具有联网加油的便利外，更重要的是具有一定折扣的价格优惠。如何掌握适当的优惠尺度，确保量效双增，是营销策略上需重点思考的问题。如1%的优惠幅度，对销售毛利的影响是比较大的，但对部分客户而言，却显得微不足道，对销量增加的作用不大；如果将优惠幅度提高到1.5%或更高，增加的销量是否能够弥补优惠所损失的毛利，这就带来了加油卡销售是否能够创效的风险。在营销策略中，可以根据不同的市场行情、不同的时间段实行不同的优惠折扣，以保证效益的最大化。在客户办卡时进行约定、调整时进行告之的前提下，可以利用系统功能，适时调整加油卡优惠折扣的大小。
总之，对成品油销售企业而言，加油站资金和商品管理是财务管理的重点和难点。加油卡业务所产生的风险点，是发展过程中的必然现象。在实践中去充分认识，积极应对和防范，也将促进管理工作更加精益求精。
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