“一句话儿把人说笑,一句话儿把人说跳。”这句民间俗语如此传神地说出了沟通的奇特功效。在现代社会中,沟通已经变成社会生活的重要组成部分,尤其在各式职场中,恰当的沟通,和谐的人际关系,毫无疑问成为取得成功的重要因素。当然内部审计也不例外。但笔者发现,在内部审计过程中,审计和被审计双方平等、诚恳、恰当、充分地沟通交流,达到观点、认识的一致,成为内部审计精神的贯彻、内部审计结论的落实、内部审计成果的转化之根本所在,在促进企业更好的发展,实现企业目标的同时,能使审计和被审计双方都取得最大的收获,实现真正意义上的双赢。
一、内部审计中沟通的定义
沟通一词很早就出现在《左传·哀公九年》:“秋,吴城邗,沟通江淮。”词义是“挖沟使两水相通”,后逐渐发展为“使两方通连”(现代汉语词典的注解),应用领域及范围愈现代愈广,思想、信息、情感等等,不仅只在人与人之间,人与组织、组织与组织均可。笔者认为,结合内部审计的实际,内部审计中的沟通指从事内部审计活动的人员和机构与被审计单位、组织适当管理层用任何方法或形式就内部审计有关事项、依据、结论、决定或建议进行积极有效探讨、传递、交换和分享的过程。
二、内部审计中沟通的重要性
不容置疑,内部审计是一个完完全全与人打交道的工作。与人打交道当然离不开与人沟通,从接受委托拿起电话联系被审计单位时,沟通就开始了,并且沟通贯穿于整个内部审计过程,遍布每个审计环节,甚至在不经意的细枝末节。越来越多的审计实践表明,能否建立良好的沟通对内部审计项目的成败至关重要,内部审计中沟通的重要性日益突显。
沟通是完成内部审计工作的重要因素。为了顺利实施完成内部审计项目,通知被审计单位、审前调查、审计查证、审计报告、审计处理、审计建议等等哪一个审计环节能够不需要和被审计单位人员交流、不需要他们的理解和配合而由内部审计人员独自完成?沟通是提高内部审计工作效率的必要因素。在内部审计工作中取得了被审计单位人员的理解和配合,及时获得相关、可靠的信息,快速准确地查找问题,针对性地提出可行性建议,是提高内部审计效率的关键。
三、内部审计中沟通存在的问题
(一)传统旧观念制约了内部审计中的沟通
一分为二,对于内部审计中审计与被审计双方都有一些不可取的旧观念。内部审计人员认为自己是依照法律法规,按照领导要求去进行审计,换句话说,有权审计,无形当中会觉得自己高高在上、说一不二,甚至会表现出盛气凌人、颐指气使的态度,使被审计单位人员无法接受;被审计单位往往抱着内部审计就是来查问题、找差错,处理人的旧观念,自然而然的对内部审计人员产生对立的情绪和抵制审计的心理。在这种情况下,有了先入为主的旧观念,双方自然不能理解、交流、配合和沟通。
(二)内部审计人员的能力欠缺妨碍了内部审计中的沟通
在内部审计开展过程中,内部审计人员往往是主动者,他的行为直接决定了沟通的形成与顺畅。但是有些内部审计人员能力欠缺,不懂不会人际交往等等妨碍了内部审计中的沟通。例如:有位内部审计人员,说话太直,口气生硬,不注意沟通的语言技巧,某次审计中发现了一些问题线索,在询问经办人时,训问的口吻很快激恼了对方,经办人一句“我不知道,你问别人”转身离去,该审计人员弄个尴尬,且审计工作不能顺利继续下去。同样,内部审计人员不能控制谈话重点及节奏、应变能力差、不懂经营业务还指手划脚等情况,均会妨碍内部审计中的沟通效果。
(三)内部审计工作不规范影响了内部审计中的沟通
现阶段内部审计工作的程序规范,作业规范等已形成完整成熟的体系,不按照规范要求实施审计将会使内部审计的沟通大打折扣。比如审计进点会并不是可有可无,它是双方初步交流的重要一环,说明目标,了解情况,沟通观点,尤其是还会带来“副作用”,“昭告天下”,为潜在的审计线索提供渠道。以此类推,如果缺省了交流审计发现、口头及书面征求审计意见等环节,都会影响内部审计双方充分的沟通交流。
(四)产生分歧时处理不当隔断了内部审计中的沟通
内部审计中双方各自的价值观、利益观不相一致,对同一事物的认识产生分歧并不奇怪,但处理不当会演变成人际关系的冲突,使沟通交流中断,审计事项无法进行。处理不当的表现包括:争锋相对,决不相让;不听原因,不加分析,不予理解,固执己见;不会暂时回避,不会说服劝导,不会适当妥协;没有报告上级,寻求外部协调等等。当分歧升级时,内部审计的沟通可能被隔断。
四、内部审计中怎样架起沟通的桥梁
(一)调正心态,打下沟通桥梁的坚实基础
对于内部审计人员来说,与被审计方建立沟通桥梁的前提是相互尊重、理解、信任,这就要求内部审计人员调正自身心态。可以从以下四方面着手。
1.树立平等观念
早就有一句话深入人心:“革命工作只有分工不同,没有高低贵贱之分。”人与人本身就是平等的,内部审计双方只有工作角色不同,决非审计就比被审计高人一等,把被审计单位看成“平等的合作伙伴”,才是正确可取的观念。
2.表达诚恳态度
什么最能打动人心,当然是真诚,也就是诚恳的态度。古语云:“精诚所至,金石为开。”内部审计人员表达的诚恳态度,与被审计人员交心,还有什么不能沟通呢。
3.本着学习心理
当下内部审计人员中具备复合型知识的人才不多,内部审计工作中多涉及经营业务的专业知识,很多内部审计人员确实不会不懂,一知半解。而被审计人员整天干得就是这些,多是行家里手。两者对比,内部审计人员除了学而再审之,别无它策,不然深入查证、深层次的沟通都是无法进行的。
4.强化服务意识
某次审计发现被审计单位工程项目较多,但收支核算中不配比不准确,审计并没有停留在单纯查找问题,而与该单位沟通,提出按单项工程设明细账核算的建议,经过共同探讨,解决了问题,服务意识使内部审计工作得到了被审计单位的理解认同。做到了以上四点,内部审计人员调正了心态,就为架起沟通桥梁打下坚固的基石。