三、信息化条件下实施大型审计项目模式的架构设想
信息化条件下实施大型审计项目模式与传统审计模式比较有四个显著特点:审计对象是系统内部控制和电子数据;改变了审计的核心方法;需要创建大量的新型审计技术和方法;需要重塑审计程序和审计管理模式。一些审计机关近年来也对这种新型审计模式进行了实践和总结,比如审计署南京特派办开发的审计项目管理软件,其提出的“集质量控制、流程规范、资源整合、信息共享于一体,实现全程、全员、全方位、自动、远程、同步的审计项目管理和质量控制”,以实现“全程控制,规范行为;调控进度。整合资源;记录轨迹,落实责任;强化复核,保证质量;多维查询,决策支持;统一归档,信息共享;制作模板,审计指导;提供平台,方法调用”的目的。这一思路可以认为初步具备了对大型审计项目整个过程进行信息化管理的理念。以下笔者仅对信息化条件下实施大型审计项目中部分问题作讨论。
(一)信息化条件下实施大型审计项目的环境假设。
现在的内外环境还不能完全满足信息化条件下实施大型审计项目的要求,但有些条件是应当具备的。比如有针对性的法律和制度保障;审计作业流程的标准化体系;成熟的计算机技术平台和技术开发环境;具备信息化意识的审计人员;人力资源保障;畅通的网络和成熟的通讯技术;开放的、充足的信息源及其共享机制;以信息流动为核心的、多向的复合沟通体系;技术性量化为主的考核和激励制度;有效的理念、方法和创新机制等。
(二)项目信息的动态控制。
传统审计项目管理多是以人的行为结果出发的,是事后的、静态的被动式管理。在信息化条件下实施大型审计项目模式中,管理是以对信息流的控制为核心的,通过对信息在各个工作环节的产生、判断、筛选、纠正的控制,适时的、系统的协调应用各种审计项目要素,实现项目信息价值的最大化。
(三)信息化条件下实施大型审计项目的条件约束。
一个大型审计项目实施信息化管理涉及的约束性要素至少包括:审计范围( Scope )、审计时间( Time )、审计成本( Cost ) 和审计质量( Quality )。最理想的情况就是“多、快、好、省”。“多”指工作范围大,“快”指时间短,“好”指质量高,“省”指成本低。信息化管理方式下,审计的过程即信息的获取和处理过程很大程度上并不或者很少受审计时间长短的影响。审计信息的开放性、共享性,审计程序的智能性,审计时间的适时性都决定了审计人员参与审计时间的长短,并不会改变审计在成本、质量和范围上的一致性。
(四)信息面前人人平等。
信息化条件下实施大型审计项目模式可以实现审计信息的“共产主义”。一是应有尽有,二是按需分配。其意义在于彻底打破各种影响信息交流和共享的壁垒,以及“信息孤岛”带来的信息不对称的问题。
(五)审计项目中的分工协作。
信息化条件下实施大型审计项目把传统的管理功能和要素与先进的信息和网络技术有机地集成为一体,这个体系是建立方针和目标并实现这些目标的相互关联或相互作用的一组要素、组织机构、管理、程序过程和资源。它比多个孤立的管理体系更能有效达到依据方针所制定的目标。信息化条件下实施大型审计项目管理体系建立是一个综合性工程,它要求管理职权的统一、领导作用的发挥和全员参与、资源的充分配置,尤其各方面技术力量的相对集中等。
(六)审计程序和方法的创新。
信息化条件下实施大型审计项目是建立在高度信息化、自动化、网络化和智能化的基础上的新模式,审计程序的重构和审计方法的创新必须加以探讨。在作业程序、作业方法等方面与传统方式相比均有区别。一是作业流程中数据共享环境将逐渐成为审计作业流程中不可或缺的部分;二是系统备份使被审单位会计信息系统由于信息同源化丧失的内部勾稽关系在被审单位外部得到了重建,以获得有效的审计证据;三是电子函证;四是实时审计。
(七)审计信息资源库。
审计署目前正在实施的金审工程,提出以成熟的电子计算机和信息技术为主要手段,建成一个覆盖审计系统各部门的应用系统,实现机关办公现代化、信息资源化、传输网络化和决策科学化,提高办公效率提高管理水平。其基础一是审计机关内部的电子化和网络化;二是审计机关部门之间的信息共享和实时通信;三是审计机关与被审计单位等之间的信息交互。其核心在于建立在网络基础上的信息管理和共享。金审工程实施为审计信息管理模式的转变提供了一个优秀的平台,而信息化条件下实施大型审计项目的中心就是基于信息资源平台的信息流动。
社会信息化模式的确立,是一种思维方式和行为模式的彻底变革。通过近年来的审计实践,与传统账目基础审计、制度基础审计、风险基础审计相比,推行信息化条件下实施大型审计项目模式,使全市审计机关的项目组织管理发生了深刻变革,实现了四大转变:一是审计组织管理方式由“松散型”向“集中型”转变,解决了过去各自为战的状况,实现了对各审计组审计全过程的统一指挥。二是审计质量控制由“事后监督”向“全程监控”转变,审计机关的领导和项目组长可随时查看审计人员现场审计工作情况,可对审计人员撰写的审计日记、工作底稿等资料进行实时监控。三是信息资源管理由“单点分散独享”向“全面幅射共享”转变,通过审计专网,实现上下沟通、及时交流工作经验、随时解答政策和疑问。四是审计干部对计算机的应用由“被动应用”向“主动适应”转变,审计人员主动要求参加学习培训,提高计算机审计技术和能力。这一管理方式的运用,较好地解决了审计执法偏强与信息反馈偏弱不对称的问题,提高了审计工作质量和水平.