(三)原始凭证电子化企业级方案的相关问题原始凭证电子化企业级方案,是以网络为代表信息技术在企业内应用的具体形式;而其实施过程涉及企业组织机构、业务流程以及内部控制制度等多方面的转变。为确保其顺利实施。应确保以下几点:首先,关于企业级平台“采集分发”和业务数据“统一采集”的实施,具体体现为企业所有原始凭证数据通过统一平台录入,经信息中心统一验证无误后,才正式进入或分发给企业信息各专业子系统。这表明,企业平台的“采集分发”模块,有两大子模块组成,即“原始凭证预处理”和“原始凭证验证分发”.前者实现原始凭证录入及相关责任人签字等环节功能处理,这一预处理虽然通过企业级平台实现,但具体业务处理仍分散于各职能部门;而原始凭证验证分发则集中于信息中心职能部门。其次,原始凭证是记录经济业务、明确经济责任,具有法律效率的证明文件,即原始凭证也是企业内部控制制度关键环节。原始凭证电子化涉及企业内部控制制度变革,具体包括两个方面:其一,原始凭证相关责任人签字控制。鉴于目前电子签名技术应用的局限性,原始凭证相关责任人的签名控制,只能通过软件使用的密码控制技术解决。其二,纸质原始凭证下,一式多份的情况具有相互稽核、强化控制的作用。一旦电子化后,原始凭证仅有一份,相对削弱了内部控制的作用,因而需要在“相关责任人签字”和“原始凭证验证分发”等环节加强管理。最后,与原始凭证相关的还有企业档案管理。企业档案当前的分类包括:经营管理、产品、设备仪器、基本建设、科技研究、会计(财务管理)、实物等。当原始凭证电子化以后,由于消除了与此相关档案的一式多份现象。从而引发了相关档案分类管理机制调整的必要,因而需要进行相应的企业档案管理变革。
原始凭证电子化的企业级方案,以现有社会的信息化水平为基础,适合于有条件的企业应用。该方案虽然对企业内部信息系统进行了优化集成,但没有从根本上解决会计与电子商务集成、企业与外部环境相应物流、资金流的集成。从这一意义上分析,该方案并非终极方案,终极方案应是社会级方案或社会范围的原始凭证电子化。社会范围的原始凭证电子化是指所有原始凭证生成、传输、存储以至相应档案管理的整个过程完全实现无纸化。其明显特征表现为:会计充分与电子商务集成,与企业经营外部环境集成,具体而言,即企业外来原始凭证电子化。企业外来原始凭证电子化中,电子发票是核心环节,而电子发票的实现需要一个社会平台。该平台不仅需要信息技术支撑,更需要国家法规和管理体制作为保障。目前,电子发票技术尚没有达到普及应用水准,虽然我国已有了电子签名的法规,并示有电子发票规范,但缺少相应的法规和管理机制。因此构筑社会级平台,在社会范围实现原始凭证电子化,还需要深入解决相关的问题。
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