在对审计作业软件功能的测评时,应先将审计作业软件分解成几个功能模块,再将每一个功能模块细化成多个测评点,每个测评点给予一个分值。
然后,找几家不同类型、不同财务软件的客户会计数据来测试,并打分。分值较高的几家胜出。接着再去关注相关审计作业软件的报价,再综合考虑选定审计作业软件。测试过程中这些测评点大家都会有自己的看法,但以下几个测评点必须重点考虑。
(一)数据提取和转换模块。会计数据处理过程的不可见性,称为“黑匣子”。绕过“黑匣子”的审计方法,会带来一种特殊的审计风险。数据提取与转换就是打开这个“黑匣子”。目前在这个问题上,有两个解决方案:一是利用通用审计软件(GSA)直接联机客户的数据库,二是将数据提取、转换到审计工作平台上,进行查询、分析、抽样、和制作底稿。目前国产的审计作业软件基本上采用后一种解决方案。
对于这个模块要考虑以下五个问题:
1.主流财务软件会计数据提取能力。要多找几家不同公司财务软件进行测试,比如要有用友、金蝶、安易、新中大、浪潮等主流财务软件。同一财务软件还要测试不同版本的提取会计数据情况。特别要测试用友NC、金蝶K3的ERP系统的会计数据提取是否可行。
2.三个会计数据接口标准是否兼容。要考虑CSIAABM 98001号标准、SHCT上海地方标准、、信息技术会计核算软件数据接口)》(GB/T19581—2004)标准下的财务数据能否完全支持转换。有些财务软件有标准数据导出功能,选择审计作业软件时要考虑能不能充分利用这个功能提取的会计进行数据转换。
3.接口操作的简便性。因为审计人员的计算机技能参差不齐,接口的简便性、智能化陛很大程度上关系会计数据提取的成败。主要内容有:接口程序是否独立于审计软件,是否不需安装:是否能让计算机技能普通的审计人员轻松提取会计数据;是否需要自己定义数据库转换关系;是否能自动找到客户计算机上的账套。
4.接口数据的完整性。这方面要考虑:是否能够包含往来辅助核算;是否能够包含项目辅助核算;是否能够包含部门辅助核算;是否能够包含个人辅助核算;是否能够包含固定资产、存货核算数据。
5.接口的定制能力。据统计,目前国内财务软件提供商有100多家,提供1000多个版本的财务软件,而且这个数字还在进一步扩大。
审计作业软件的数据提取和转换能力是核心的一个指标。客户对财务软件的挑选时要想办法去适应他们的财务软件。对主流财务软件以外的财务软件,就要定制接口。如果不能提取客户财务软件数据,后面的审计作业软件的应用就是空谈。这就要审计作业软件提供商来帮助解决。所以,在选择软件时,还要看软件提供商的接口开发和服务能力。
(二)查证、分析、抽样模块这部分要考虑:查询的速度和易用性;能否做数据分析(账龄分析、收入成本分析、趋势、比率、杜邦财务分析等);分析功能自动化程度如何;提供了哪些审计抽样工具;抽样是否可以设定条件后自动完成。
(三)函证模块主要考虑函证系统是否自动联接明细数据以及函证管理易用性如何。
(四)底稿模块要考虑底稿的生成的质量;是否支持生成明细表、审定表:是否能自动生成word或者其他办公软件支持的附注;生成的附注格式是否不需要太多的调整;提供的底稿模板是否齐全,是否能满足事务所的通用底稿要求;是否支持自定义底稿及自定义底稿操作的简易性;是否支持调整分录的录入;调整分录是否能开到明细并自动过录到审定后报表;同一笔分录在多个底稿中出现时自动取数能否正确处理。
(五)会计数据安全性主要考虑是否以只读不写方式进行数据提取,以及提取、转换的数据是否采取加密格式进行。在进行数据提取和转换,将客户会计核算数据转换到审计软件的过程中,为了做到在审计业务约定书约定的“对执行业务过程中知悉的商业秘密保密”,客户的数据提取和转换的格式不能是按国标丁X丁和MXL格式,而应是一种专用加密的格式,从而保证会计数据的安全。
三、对审计作业软件提供商的考虑
要成功实施审计作业软件,选择合适审计作业软件提供商很重要。这方面要了解软件提供商的规模、资质,软件的著作权登记相关情况,目前拥有多少家事务所的客户以及这些客户的使用情况。最好能让其提供使用客户的联络方式,自己去了解一下他们的使用情况。同时还要看公司对审计作业的理解是否专业和深入,不然模板定制和解决遇到问题时沟通就是一个问题。
软件公司的服务和培训能力和技术水平也是一个重要的考虑因素。因为客户的计算机应用环境和使用的财务软件各不相同,在出现数据提取、转换失败后能不能快速提供服务支持显得特别重要。
另外一个关注点是了解软件公司对于未来审计作业软件升级和模块的扩充计划,看看是不是与所里的下一步升级吻合。
四、采用审计作业软件的其他考虑
在选型确定后,应先进行小批量采购,进行商业应用后,还应做成本/效益分析。将降低审计作业成本、降低审计风险、提高审计效率和质量,和全所推行审计作业软件要的经济投入进行对比分析,看是不是符合成本/效益原则。比如可从直接效果分析,看审计外勤时间是否减少,审计作业质量有无明显提高,同时要根据选型时对于审计作业软件的评测点进行效能的分析和全面评估。再后再确认此软件是否合适在全所推行。如果确认可推行,对于底稿模板还应进行持续的完善和优化,最终由审计作业软件向审计作业平台迈进。。