谈如何健全企业采购过程中的内部控制制度
发布时间:2014-05-27 点击数:790  正文:【 放大 】【 缩小
简介: 摘要:近年来,随着企业经济体制发展的不断完善,企业对采购控制管理的重视程度越来越高,而相对于其他管理项目而言,采购控制是一个切实有效的监督机制,可以帮助企业创建一个良好的生产运营环境,为企业节约生产资本,创造出更丰厚的经济效益。大多数企业都无法避免采购风险,也无法 ...
  摘要:近年来,随着企业经济体制发展的不断完善,企业对采购控制管理的重视程度越来越高,而相对于其他管理项目而言,采购控制是一个切实有效的监督机制,可以帮助企业创建一个良好的生产运营环境,为企业节约生产资本,创造出更丰厚的经济效益。大多数企业都无法避免采购风险,也无法通过有效的约束措施来改变企业供销生产链。基于此,本文将结合企业采购成本控制相关内容,对控制管理中的采购方法和手段进行深度剖析。

关键词:健全 采购过程 控制制度 研究与分析

众所周知,采购控制是现代化企业面临的重要管理问题之一,在相对稳定的市场环境中,任何企业都需不断加大采购管理的控制力度,以谋求更稳定、更合理、更科学的发展,此外制度是生产管理的有力保障,所以企业还要创建一个完整的制度,进而完善企业采购控制机制。

一、企业采购控制制度发展现状分析

1.1采购控制理论概述

采购控制是以采购人员为主体的管理项目,采购人员在获取生产原料信息,决策采购计划的过程中,必须针对企业切实发展现状,制定一个相对节约、高效的采购计划。

1.2采购控制对促进企业良性发展的重要性

任何一个企业在发展过程中,都需要实施“计划”经济,因此企业不仅要实时更新生产、管理、发展计划,还需配套完成多个资本运营项目的管理升级。采购控制是企业减小生产成本,优化生产体制,获得最大商品价值的必然手段,不仅可以帮助企业选择最优生产原料,还能帮助企业筛选最优供应商。由此可见,采购控制不仅受经济市场环境的影响,还受供应商市场行情的干扰。因此笔者认为,按照既定任务完成采购计划,是企业采购控制管理中不可或缺的管理手段之一。

二、健全采购控制制度的解决对策

2.1制定合理的采购计划

采购计划是采购人员开展采购工作的基本条件,通常以计划书的形式表现出来。该采购计划经过公司领导、管理者审批合格之后,采购人员应进一步研究分析科学的采购战略。同时,在供销市场、产品价格、产品质量、生产资料供应量等多方面变量因素的影响下,其实际采购行为会受到一定干扰。因此,采购人员在确定采购计划的过程中,还需不断调整计划内容,改变实施决策的发展重心,以出色的业务能力,控制好各利益方的合作关系[1]。

2.2建立科学性的作业制度

2.2.1规范操作流程

一般情况下,企业的采购工作涉及到的管理内容非常多,所以必须在一个标准化的操作环境中,对采购管理项目进行科学控制。标准化是规范控制管理工作的行为准则,可以提升管理的高效性和准确性。将每个工作环节记录到工作日记中,并记录每个环节的工作重心,利用分层管理明确每个采购人员的责任,以制定出更为合理的操作流程[2]。与此同时,企业采购部门管理者还可以制定一个采购操作流程规范,操作手册中要标记不同采购阶段的管理内容,确定采购时间、采购合作方、采购地点、运输方式和项目负责人姓名的重要信息之后,再由固定的执行人员去执行相关的采购任务。

2.2.2设置管理权限

企业内部采购人员在工作中的权利是相互制约的,管理者将采购工作分成若干份,按照责任权属和工作职能的不同,将采购任务分配给适当的采购人员。这种“按劳”分配形式可以促进采购人员工作习惯的养成,同时也赋予了采购人员较大的决策权利。如果这种权利不能合理使用,则采购人员会为了一己私利而恶意透支采购项目成本,依靠不法手段获取利益。因此必须设置合理的操作权限,让每个采购人员的采购工作以及其拥有的采购权利能够处在一种相互制约的关系当中。采购人员没有权利是无法和合作供应商开展采购工作的,权利过大也不行,采购人员的工作效率和质量也会相应降低[3]。

由此可见,工作效率的提高和采购人员道德素养的培养也尤为重要。采购工作中所产生的限制性风险,会干扰采购人员的工作,给企业带来巨大的经济损失,实名制、权属限制、责任分管的采购管理控制模式更能突显出企业的优化管理优势。

2.3加强采购管理的内部控制

除建立标准化操作流程之外,企业的采购工作还会受到许多外部环境的影响,内部控制是采购管理中最为艰巨的工作任务之一,在现阶段企业采购成本控制领域中,一系列内部管理内容都可直接或间接干扰采购控制制度和内容。因此,企业领导者需兼容各内部管理项目的生产应用价值,将不相容的管理项目有机的融合在一起,增加采购环节中提交采购清单、签订采购合同、商品货物交易运输等采购内容的合理性[4]。具体内容如下:

2.3.1请购控制

企业的生产物资必须满足企业生产要求,物资储备量也应承担一部分积压风险,在双重发展压力的影响下,采购人员所做出的请购决策至关重要。在与合作供应商签订请购合同时,采购人员应结合企业现阶段的生产与发展现状,对企业下一阶段的生产规模进行认真评估,同时还需根据供应商品的市场价格和行情走向进行准确的预判,计算出准确的采购成本。在做完一系列准备工作之后,采购人员还需要总结采购决策,交由上级部门批示,经管理部门领导同意,再进一步办理采购手续。

2.3.2订货控制

多家供应商的询价单是企业选择合作伙伴的主要价格估算依据,所以采购人员应仔细比对,分析怎样的采购方式得到的优惠条件更多,并对供应商提供的生产原料质量进行认真的监督和审查。一切确定完毕之后,采购人员应协同合作供应商的管理人员制定相关订货内容和规范,确定付款时间、运输方式、供应销售模式等。

对于一些特殊行业,比如药品生产企业,主要原料供应商一旦经过严格程序选定合格后,除非有特殊原因,一般不能轻易变更供应商。因为各个供应商的原料来源、生产工艺和设备等不可能会百分之百完全一致,而这些细微的差别可能不会影响到原料的各项主要指标合格,但是却有可能影响到以此为原料生产出来的产品的指标和疗效。由于药品是特殊商品,是与人的生命休戚相关的。所以国家对药品生产企业变更主要原料供应商要求极其严格,必须要对新供应商提供的样品进行小批量试生产,并对试生产的药品进行稳定性考察,考察与原产品比较质量无影响后才能变更供应商。所以药品生产企业的采购又有其特殊性。

2.3.3采购账款控制

企业对生产材料货物验收之后,订购的货物需交由采购部门、质量安全检测部门、财会部门进行保管和验收。验收的内容包括,材料质量检验、材料数量核对、材料价格审核控制等,订货单与收货单在材料收入企业材料库中之后,财会人员必须与采购人员一起完成验收工作,以保证采购工作核心的管理内容在科学的监督下完成。与此同时,这种验收控制还可以帮助企业重新定价生产商品价格,熟悉加工商品、原材料的市场行情。收货业务作为企业采购成本控制中的核心管理内容,企业的会计人员必须收录相关采购凭证,将汇款信息、银行存款信息、预付款信息、账户信息记录在会计管理数据库中,对企业采购工作的操作流程进行系统的考核[5]。

结论:

随着企业经济体制发展的不断完善,企业对采购控制管理的重视程度越来越高,在相对稳定的市场环境中,任何企业都需不断加大采购管理的控制力度,以谋求更稳定、更合理、更科学的发展,笔者在此结合企业采购成本控制相关内容,对控制管理中的采购方法和手段进行了深度剖析,笔者认为,采购管理模式与内容在复杂的市场经营中,其控制能力并不强。因此,凡是牵涉到企业采购资金的使用问题,都需建立一套严格控制的规章制度,资金的领取、审批、使用,不仅要规定具体的权限范围,还需加大对企业采购人员的监督管理力度。

参考文献:

[1]崔明伟,张艳荣.企业经济管理中如何建立健全采购过程中的控制制度[J].科技信息,2012,13(29):129-142.

[2]蒋欣婷,聂少芳,唐杨.对中小企业采购过程中内部控制的探讨[J].商业会计,2012,23(29):156-162.

[3]周婷,景建平,宁华强.信息化条件下政府部门内部控制研究[J].武汉大学学报(社会科学版),2013,14(09):102-112.

[4]孙颖.深化政府采购改革的对策思考[J].中国海洋大学学报(社会科学版),2012,13(05):109-112.

[5]沈福荣.基于控制视角的信托公司内部控制要素研究[J].苏州大学学报,2013,11(11):110-123.

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