本文首先从美国安然事件丑闻及《萨班斯-奥克斯利法案》的颁布说明进行内控体系建设的现实意义,然后结合吉林油田公司内控体系的建设,对内部控制体系的思路、内部控制体系框架流程的编制及作用以及内控体系建设的目标进行论述。
一、内部控制体系建立的现实意义
一是建立现代企业制度,完善法人治理结构,实现经营机制的转换,加强企业管理,提高企业经济效益的客观需要。现代企业制度的重要特征之一就是权责分明,要求企业内部建立相互制衡、相互监督的治理机制,以加强内部管理,提高经营效率。
二是贯彻我国新《会计法》、财政部颁布的《内部会计控制规范》以及适应美国《萨班斯-奥克斯利法案》等法律法规的必然要求。内部会计监督制度应当符合:记账人员与经济业务事项和会计事项的审批人员、经办人员、财物保管人员的职责权限应当明确,并相互分离、相互制约;重大对外投资、资产处置、资金调度和其他重要经济业务事项的决策和执行的相互监督、相互制约程序应当明确;财产清查的范围、期限和组织程序应当明确;对会计资料定期进行内部审计的办法和程序应当明确。
三是我国加入WTO后参与国际竞争的迫切需要。随着社会生产力的发展和科学技术的进步,信息技术高度发展,全球经济一体化的进程加速,各国企业所面临的风险也逐渐加大。
四是建立统一规范的内部控制制度,使股份公司各项规章制度成为一个有机的统一体,成为系统性、实用性、可操作性、完整性、合法性和包容性很强的内部管理制度,将更有效地体现股份公司管理理念和要求。在内控项目实施之前,公司已经具备了很多良好的内部控制制度,只是没有形成统一完整的系统。
二、内部控制体系的思路
确定内部控制的步骤是确定控制目标,鉴别控制环节,整合控制流程,确定工作措施。目标是管理经济活动的基本要求,是实施内部控制的最终目的,也是评价内部控制的最终标准。首先应该根据经济活动的内容特点和管理要求提炼控制目标,然后选择内部控制要素,对发生偏差的业务环节及业务流程存在的控制缺陷进行控制,从而达到内部控制的有效实施。
三、内部控制体系框架流程的编制及作用
内部控制体系是在现有业务进行全面梳理的基础上,着手建立一套完整的业务流程控制体系,重点分析满足公司法律监管要求的业务流程,规范和完善公司内部控制制度,满足全面提升公司管理水平的需要。内部控制体系采用国际公认的框架建立。主要完成业务梳理、确定流程目录、编制流程、识别风险、完善制度、下发试行、跟单测试、修改完善等几个阶段。吉林油田结合自身实际,编制完成《内部控制管理手册—吉林油田公司分册(上市和未上市),其流程包括:(1)预算管理;(2)资金管理;(3)无形资产核算;(4)油气及固定资产管理和核算;(5)债务管理;(6)存货管理;(7)税收管理;(8)价格管理;(9)成本管理;(10)费用管理;(11)权益管理;(12)财务报告;(13)会计核算;(14)财务信息系统管理。内部控制体系在业务流程的框架的基础上完成业务梳理。对财务管理系统进行全面写实梳理,编制、分析形成《1-5级流程目录》。
依据公司确定的业务流程目录和提供的流程描述范例,绘制业务流程描述图,确定风险控制点。以国家审计署、中油集团公司和公司内部审计中发现的问题为突破口,查找漏洞和风险源,并进行归纳整理,确定风险控制点。根据找出的风险点,按照标准范例,建立风险控制文档(RCD)。制定控制程序文件,在建立风险控制文档的基础上,按照标准范例,对重要业务流程中的风险和控制进行统一描述,形成关键控制程序文件,梳理完善制度,对各项重点工作涉及到的规章制度进行梳理,明确需要废止、补充、修订的制度,建立内部控制文档。根据各业务和关键岗位,按照标准范例,编制《岗位职责描述》。
内部控制体系的建设是要求财务人员和业务骨干通过学习和培训,熟练运用技术软件,关注流程的完整性,力求流程的绘制能够全面细致,防止出现断层。在流程描述的形式上,严格统一按照集团公司内控项目组下发的模板执行,不得随意更改。在流程绘制完毕后,要经相关部门确认,并提交主管领导审核,保证准确完整。在流程描述的基础上,分析现有的控制活动,归集相关管理制度,力求完整,不出现遗漏。
我们的内部控制体系建设,是针对规避生产经营中的各种风险而设计的,在对已经形成的管理制度、规范进行补充完善的基础上完成,进行差异分析,正确认识,各方积极配合。结合公司的具体情况,把缺口分析透、反映全,为制度的补充完善提供依据。在内控完善阶段,做好缺口分析进行查缺补漏,注重操作性和可复核性。不仅要规定做什么,还要明确怎么做,如何复核等。通过文档记录下来。传承下去,在制定控制文件、梳理完善制度阶段,各专业组要精心组织,相互积极配合,持续建设,建立内部控制文挡。在测试样本的选择上,范围要广,数量要多,采取多种测试手段,选取大量样本,反复测试。注重在财务报告的不同阶段进行测试,要进行动态管理。在测试没有通过的环节,要高度重视,立即设计补救方案,然后针对补救方案再进行反复完善与测试,直到通过为止。
从实际出发,建立内控体系要紧紧依托已有的管理基础,要注意做到三个结合:即与公司管理现状相结合;与公司年度生产经营目标相结合。财务内控体系建设必须建立完善的管理制度,提升财务信息质量,提高财务管理水平,财务内控体系建设与现实的生产经营和管理有机地协调起来,促进公司内控体系的建立和完善。
四、内控体系建设的目标
内部控制体系的建立是企业现代财务管理核算的需要。要通过内部控制体系建设,逐步建立一整套清晰顺畅的会计业务流程、科学完整的管理制度、符合实际的岗位规范,使财务管理程序化、关键部位制度化、各项工作标准化、每项环节责任化,最终达到系统化、规范化的管理要求。
一是增强内部会计控制意识,强化单位负责人的责任意识。《会计法》和《内部会计控制规范——基本规范》明确规定:单位负责人对本单位的会计工作和会计资料的真实性、完整性负责,对本单位内部会计控制的建立和健全及有效实施负责。单位负责人要充分认识内部会计控制在保护资产的安全与完整、防范欺诈和舞弊行为、实现单位经济目标等方面的重要性,积极采取有效措施,加强内部会计控制制度建设。
二是建立健全单位的内部会计控制制度,规范单位内部行为。全面清理整顿单位原有的各项管理制度、办法,依照《会计法》和《内部会计控制规范——基本规范》有关要求,制定单位内部会计控制制度。要找准失控环节,明确自控重点,培育自我约束自控能力。对于预算管理、资金拨付与费用支出管理、报销审批程序、以及对错误核算与错误支出的纠正等等经济活动的主要方面,确定单位自控的重点和目标。
三是加强会计基础工作,提高会计人员素质。会计及相关人员在贯彻执行内部会计控制中承担着重要责任。要严格会计人员从业资格的审查。应认真贯彻执行新《会计法》关于“从事会计工作的人员,必须取得会计从业资格证书”,“担任单位会计机构负责人(会计主管人员)的,除取得会计从业资格证书外,还应具备会计师以上专业技术职务资格或者从事会计工作三年以上经历”的规定。不符合条件的不得招聘,对不符合条件但已在会计岗位上工作的,应进行培训,达到持证上岗的要求。要加强会计人员的继续教育,不断提高会计人员的业务技能。确立“以人为本”的思想,注重单位财务文化的培养和会计职业道德建设。同时,采取一定的方法和手段,切实加强会计人员队伍的入门教育和后续教育,提高会计人员的素质,从而保证会计工作的质量。
四是发挥财务与审计部门作用,强化监督控制。财务部门是会计与内部控制工作的主要管理部门,应对有关制度的建立和执行情况进行监督检查。财务和审计部门要定期或不定期地对各单位内部会计控制制度进行检查,改变单位内部会计控制制度形同虚设的局面。
五是建立内部会计控制制度的考评体系,强化责任追究。对一些单位领导随意任用会计人员,或因个人意志导致内控失效的要予以追究责任。只有客观公正地给予考核评价、奖励或惩罚,才能激励和促进推行内部控制制度的有关部门及员工尽心尽责地做好内部控制工作。
总之,内部控制体系的建立是深化公司内部管理的需要,是贯彻和遵从相关法律法规的必然要求,是完善现代企业制度,提升公司管理水平,保证生产经营活动规范、有序运行、确保资金资产的安全完整、有效抵御和控制经营风险、实现管理目标的需要。随着我国经济逐步与国际接轨,石油企业将面临巨大的挑战。内部控制制度作为石油企业生存和发展的生命线,必须不断建立和完善内部财务控制体系,从而提高其生存能力和发展空间。