“校园一卡通”工程的实施,它不仅是高校信息化管理的需要,也是使高校财务电算化管理逐渐全面向网络化过渡的方式之一,校园一卡通的使用将极大推动高校财务管理工作的信息化进程,是高校财务管理手段的扩展和延伸,如何认识和利用“校园一卡通”成为高校财务工作中面临的新课题。
一、“校园一卡通”的功能
一卡通系统是基于校园网的、分布式的集学校管理与金融服务于一体、实现校内身份认证管理和消费结算功能相结合的多功能应用管理系统。学校各部门的应用系统与“校园一卡通”的基础信息平台进行衔接,实现数据共享和统一的身份认证,完成相关的管理和服务工作。[1]“校园一卡通”系统功能如下:
(一)消费功能:以卡代币,在一卡通终端(即消费网点)能够进行各种消费,如打水、洗澡、就餐、超市购物、上机、医疗等。
(二)身份识别功能:校园卡表面印有持卡人的姓名、学生或教工编号、部门、相片,卡内存有个人信息,可以进行视觉识别和电子识别,取代各种证件 ,进行借书、考勤、体能测试、注册等。
(三)银行功能:银行卡和校园卡有机结合,通过自助圈存、卡内扣收等方式实现银行部分功能,如转账、银行代发补贴,扣收学费等。
(四)内部结算功能:可实现个人、商户、财务之间对账结算功能。
(五)自助查询功能:持卡人可通过专门设置的查询系统如触摸屏查询机、电话、学校网站查询自己的消费情况、补贴打入及其他信息。
二、一卡通对高校财务管理信息化建设的作用
(一)实现资源共享,提高工作效率和服务质量
高校财务的数据来源多,由于信息的传入都不是专业的会计人员,部门统计口径也不一致,使财务资料的统一性、真实性大打折扣。通过实施一卡通工程,对校内各部门业务管理子系统的信息统一管理,省去了各部门信息的重复录入工作,信息的准确性也有了保证。学费的收取、各种生活补贴的发放、各种消费都通过一卡通完成后,大大减少了财务人员的工作量,消费者也可随时查询自己信息,基于自身利益考虑,如有错误会积极到一卡通更正、修改,这就保证了财务资料的统一性、真实性、可靠性。[2]一卡通的应用能够使会计信息披露更为充分及时,在一定程度上提高了服务质量和工作效率,促进了财务管理信息化建设。
(二)有效规范收费,加大财务监管力度
未实行“校园一卡通”前,各部门原来都是单独的业务系统,收费也是独立的,财务无法掌握实际情况,上缴也不及时,还由于各种收费人员参差不齐,很难保证不产生差错,特别是在收付现金环节很容易出现问题。在实行“校园一卡通”后,各种收费都通过一卡通系统收取、划转、结算,各个环节都置于信息化系统监督之下,加强了“收支两条线管理”。同时因纸币结算转变为电子货币结算,不需要再收付现金,这样可以有效杜绝小金库及私吞公款的事情发生,从事后监督变为事前、事中监督,学校对流动资金的监管力度加大了。
(三)实现动态管理,为领导决策提供支持
财务信息化不仅是进行业务核算,更重要的是进行财务信息管理和决策分析。一卡通使用中对会计信息的收集、处理、加工、披露,突破了传统意义上会计系统的局限,扩大了财务管理信息化的范围,有效促进财务信息化管理,提高了财务信息公开性、真实性、及时性,提高财务服务水平。
由于每位学生和职工在一卡通系统内都有自己的账号,校内有偿服务的部门在一卡通中心也都设立了资金结算账户,学校财务部门可以时时掌握一卡通系统的资金流动情况,不仅有利于统一调度资金,还可以通过各种数据分析,从中发现存在的问题,对于领导全局掌握学校资金情况,做出决策有很大帮助。如勤工助学部门可通过就餐数据了解学生的生活状况和贫困程度,使每个真正贫困的学生得到帮助;财务部门可以根据收费和消费情况安排部门预算等等。
三、校园一卡通在应用中要解决的问题
(一)整体规划,全面协调问题
有些院校把一卡通看作是原餐卡的功能扩展,未给予足够重视,没有整体规划,没有调查研究。各部门都是从自己的需求出发,自己购买软件与一卡通对接,没有相关部门的参与,随意性较大,加之没有明确部门职责,造成一卡通运行不顺畅,经常发生出现问题互相推诿的情况,这不仅影响了师生用卡,而且财务数据的准确性、及时性也不能保证。
各校无论是财务部门还是学生处、教务处、图书馆、后勤部门原有的管理系统都是基于本部门管理需要而开发,具有各自的格式特点,与一卡通连接要对子系统进行数据整合,统一数据格式,这就涉及协调校内相关部门的问题。当然对外与银行的协调问题也不容忽视,银行和学校的出发点不同,银行的程序化管理与学校要求机动的管理有所冲突,运行中不免出现较多问题,如何协调是学校领导及财务相关负责人要重视的问题[3]。
(二)功能扩展问题
目前,我校和许多高校一样,实现了一卡通一些消费和识别功能,其它扩展功能未得到开发,特别是银行功能没有实现,造成运行过程中,大量现金流动,一卡通人员忙于充值制卡,而无睱在财务管理和协调各商户更好解决运行过程出现的问题上下功夫。一卡通的后续功能,因部门职责不清,没有部门进行积极推动,很多功能没有实现,没有充分发挥一卡通的优越性,更好为师生服务。
