从财务控制理论看院校财务管理工作的改进
简介：摘要：财务控制是每个单位做好财务管理的重要组成部分。本文在讨论了财务控制理论的基础上，阐明了财务控制的作用、手段和方法，并结合院校财务管理工作的具体特点，提出了加强网络智能财务控制的新手段，以及院校财务控制需要采取的其他有效措施和方法。
关键词：控制论 财务控 ...
摘要：财务控制是每个单位做好财务管理的重要组成部分。本文在讨论了财务控制理论的基础上，阐明了财务控制的作用、手段和方法，并结合院校财务管理工作的具体特点，提出了加强网络智能财务控制的新手段，以及院校财务控制需要采取的其他有效措施和方法。
关键词：控制论 财务控制 院校财务
一、概述
财务控制是伴随着社会生产和社会生活活动的不断发展而产生、发展和逐步完善的。从商品生产和货币产生之日起，可以说就存在有财务控制的雏形，人们会将货币作为特殊的“物品”精心地保存，为了生活和生产而“合理”地支出它们，又通过产品的市场交换重新获得它们。虽然结构形式简单，但流程的核心是相同的。随着社会和经济的发展，无论在生产领域、流通领域还是在社会管理领域，理财事务变得更加复杂和重要，它已从早期简单的被动工具型转向当今主动复合型。
在生产企业产生初期，财务控制主要服务于以增加产量为目标的生产活动。随着社会化大生产程度的提高，生产规模日趋扩大，市场竞争日益激烈，生产效率高低问题成了决定企业生存和发展的主要问题，控制生产成本成为财务控制的主题，反映到生产过程当中就是降低人工成本和材料成本。同时为了防止错误和非法业务的发生，在基于多人或多部门错误和舞弊发生概率大大低于单人或单部门的前提下，用组织分工控制和职务分离控制方式来对财务内部实施控制，以保护企业财产的完整性。在世界经济危机爆发后，随着国际经济竞争的日趋激烈化，财务控制已超越了会计和财务的内部范围，形成了组织规划、协调运行和监督控制，成为管理控制的重要组成部分，是实现财务管理目标的重要保证，对提高资金使用效率、增加市场竞争力和长远发展有着深远的意义。
本文在讨论了财务控制理论的基础上，结合院校财务工作的特殊情况，提出了建立院校财务控制的原则、结构和方法。
二、财务控制的理论基础
任何科学理论都是来源于实践活动，反过来对实践活动又起着指导作用。财务控制作为经济社会中的财务活动不例外地需要强有力的理论作为基础，只有在明确了其内涵的前提下，以适宜的科学理论为指导，找出行之有效的方法和工具，才能够更全面、更准确地进行实践活动。
关于财务控制的理论基础问题学术界普遍认为是以控制论（Cybernetics）为理论基础。控制论的诞生是以美国著名数学家诺伯特.维纳于1948年出版的《控制论》一书为标志。它主要研究生物系统和非生物系统内部通信、调节和控制的一般规律。控制论的研究表明，无论自动机器，还是神经系统、生命系统，以至经济系统、社会系统，撇开各自的质态特点，都可以看作是一个自动控制系统。在这类系统中有专门的调节装置（控制机构）来控制系统的运转，维持控制对象稳定在期望的系统输出这一目标上。控制机构发出一定的控制（量），作为控制信息传递到系统的各个部分（即控制对象）中去，它们作用到控制对象之后再把执行的实际情况通过测量装置获得，作为反馈信息输送回来，与期望的结果进行对比（负反馈），以此误差作为决定下一步调整控制的依据，最终稳定地达到实际值与期望值一致。这个反馈控制系统如图一所示：
图一、反馈系统结构框图
前苏联著名的控制论学者列尔涅尔在他的《控制论基础》中曾对“控制”下了一个很确切的定义：控制，就是为了‘改善’某个或某些对象的功能或发展，需要获得并使用信息，以这种信息为基础而选出的施加于该对象的作用。其含义有：一是施加这种作用的目的为了改善对象，以达到预期目标；二是控制就是加在某个对象上一种作用；三是这种作用是通过信息的选择、使用而实现的。所以，一个控制要有控制对象、控制目标、信息获取和传递、产生控制的主体（控制器）及对控制对象的作用方式。
作为一门研究各类系统的调节和控制规律的一般性科学理论，控制论已经渗透和发展到许多学科和领域，如工程控制论、生物控制论、经济控制论、社会控制论和人口控制论等。我们同样可以把财会事务或资金管理活动看做一个系统，用控制论的观点、方法和手段来分析、指导和控制财务行为，使财务控制更加严密化、科学化。
根据控制论，要深刻理解财务控制首先应该明确财务控制的目标。无论是企业单位还是政府及院校等单位，保护资产、降低成本、提高效率、规范经营、消除隐患、防范风险、保证财务活动的合法性和有效性是它们的共同目标。除此之外，对于企业来讲，使企业财物价值最大化是企业财务控制的核心目标；对于政府单位以及无自身业务收入的院校等单位来讲，确保事业发展，使社会效益最大化是其财务控制目标。财务控制的对象是以资金运动为核心的财务事务，包括筹资、投资、消耗、收益、分配等，还包括与此相关的经营者、管理者和职工等人员。财务控制的施控者或控制主体首先应该是决策者，他们对财务控制的大政方略起着决定作用。同时在局部环节（子系统）中应该有基于人工规则化的或机器智能化的程序控制实时调节机能。财务控制的信息获取和传递可以通过建立在手工或计算机及网络技术上的账目、报表、分析报告等完成。财务控制的作用方式和方法多种多样，依据系统的结构层次不同而改变。
由此可见，财务控制是指决策者或财务人员通过各种技术手段获取与财务资金运动过程中相关的各类信息，并将这些信息与期望的财务目标进行分析比较，以多种方式和手段对资金运动进行调整，最终实现企业财物价值或社会效益最大化。
三、财务控制在财务管理中的地位和作用
1．财务控制是财务管理的核心
从控制论观点出发，社会中任何一个独立的企业或事业单位都是一个多层次的复杂系统，它的正常运行离不开控制。而财务控制系统则是这一复杂系统中的一个通道或子系统，它与其他子系统既相对分离和独立，又相连和交融在一起，这是由于资金运动象血液一样贯穿于经济活动的每个环节中所决定的。由于财务控制的目标是财物价值最大化和资金利用效率最高，所以它将贯穿于财务决策、财务预算、财务监督、财务分析、财务评价等整个财务管理事务当中，居于核心地位。
财务决策是指与资金筹集和资金使用有关的决策，它存在于制定财务预算和进行财务控制中，它实际上与财务控制是等同的概念，只不过在表现上更趋宏观一些，在系统结构中位于更高层面上。财务预算是单位根据未来一定时期内的整体发展和任务而制定出的详细财务计划，包括获取资金和支出资金两部分。财务预算在财务系统中发挥着三种作用：一是发展目标的具体形式化，是系统运行在各个状态的具体描述。二是财务控制的标准和依据。三是实现总体目标的有力工具和保证。由于后两个作用的影响，通常人们也将财务预算列为财务控制的一种方法，称之为预算控制。财务分析、财务评价和财务监督都是财务控制系统中获取全面真实信息并整理汇总的不同环节，其目的是为财务控制提供所需的全面准确输入信息，是为财务控制服务的。由此可见，财务控制在财务管理中居于核心地位，贯穿于财务管理始终。
2．财务控制是实现单位目标的重要保证
只是由于财务控制的目标决定的。财务管理的目的是保证财务计划的实现，从控制论中关于系统控制闭环反馈系统框图（图一）可以看出，如果没有控制机构或者没有好的控制机构，即使有了财务预算、监督、分析和评价，也无法实现预期的目标。
另外，财务系统是一个复杂多变的系统，所制定的财务计划不可能做到天衣无缝，往往会存在某些不合时宜的地方；外部环境的变化也会使预算显得不适应，这就需要通过财务控制对其加以调整。因此，加强财务控制对实现单位目标起到积极保证作用。
四、财务控制的手段和方法
财务控制按照层次划分可以分为三种方式：组织结构控制、制度流程控制和电算网络控制。
1．组织结构控制:
组织结构控制是指根据单位的机构组成和运行模式，结合自身财务工作的特点，建立相应合理的财务工作组织部门，工作岗位，明确各自的分工和责任以及相互之间的关系。只有在良好的体系构架下，才能保证财务工作的高效率和完备性。
组织结构控制一般遵循以下原则：全面系统性原则和相互监督制约性原则。全面系统性指的是要将财务控制分布到单位的各个层次和部门，在高层要建立董事会领导下的专业委员会，负责对财务预算工作的审批和修改。在执行机构层要建立多种业务部门或岗位，分工负责经济合同、融资、投资、采购、生产、销售、服务、成本计算等资金运动的各个方面。相互监督制约性是指采用职能分离、双重介入、信息传递等控制手段确保各环节的财务数据准确、可靠。职务分离控制是指将经济活动根据不同的阶段和环节分割成不同的任务，由不同的部门和人员负责管理和实施，如授权者与执行者分离；审核者与执行者分离；总分类账记录者和明细分类账记录者分离等。双重介入控制是指一项工作应由两个人或两个部门共同承担。信息传递控制是指一个完整的经济活动不能只在一个部门管理和处置，应将其分散到两个以上的部门管理，两部门间应该有关键信息的传递与交换。
另外，独立的监督机构、评价机构和审计机构是组织结构控制中不可缺少的部分，可以采用专业委员会或委派独立财务总监的方式。
2．制度流程控制:
制度流程控制是指单位所有的财务活动都必须按照一定的规章制度和操作流程来办理。具体包括：预算控制、授权控制。
预算控制包括两个环节：预算的制定与修改环节和预算的执行环节。在预算的制定阶段，预算控制表现为预测控制形式，是对单位的每个部门或事务在未来各个阶段发展的设想、目标和估计实现，是以过去或上一个预算及其执行结果以及对未来环境变化的预测为依据，综合自身的现状和未来发展的可行性等多方面因素做出的。制定一个严密科学的预算过程本身就是一个系统仿真控制过程，需要在各个环节和层面上观测结果和调整目标，最后形成的预算应该是对未来资金或财务运动最准确地估计。在财务预算制定并付诸实施后，它就变成了一个目标、期望和标准，一般情况下是不对其进行改动和修正的，除非有外部环境发生重大或系统运行出现失控，无法按照原预算执行时，才由管理层或决策机构进行修正。在预算执行阶段，从控制系统观点看，预算本身已并不能直接对系统实施控制，它的控制作用表现在它既是财务控制的目标，又是制定财务控制策略的依据，采取的正确控制决策和方法一定是使财务活动向着缩小与目标差距的方向变化。
授权控制是指在某项财务活动发生之前，按照既定的程序对其正确性、合理性、合法性加以审核，并确定是否让其发生而进行的控制。授权控制具有以下特点：1）前馈性。该控制是发生在财务活动之前的控制，能够有效抑制有害财务活动的发生。2）明确性。经授权人有效的审批的财务活动一定要执行；未经授权人审批的财务活动一定不能执行。3）范围性。任何授权控制都在财务范围和资金数额上都有一个确定的范围，授权人不能超越其范围进行审批，否则是无效的。
3．机器智能化控制
计算机和网络技术的发展已经给财务管理工作带来了巨大的变革，各种财务数据、报表、交易、合同等都存储、传输、交换于计算机和网络中，对于减轻财务人员劳动强度，提高工作效率和管理水平发挥了巨大作用。
随着财务电算化和网络化应用的深入，某些财务控制工作由计算机来自动完成应该成为一种新的财务控制方式。财务控制的计算机化有以下优势：1）实时性。2）准确性。3）公正性。由于财务控制计算机化是通过运行在计算机中的控制软件完成的，它能够迅速准确地获取财务数据信息，并对这些信息进行处理，根据量化的期望目标使用智能化的评价、推理、决策机制，给出财务运行状况实施精确的定量描述，发现异常时自动给出财务预警，并杜绝未来使系统更加偏离控制目标的经济行为进入系统。由于没有人工的干预，这种控制和决策更具公正性和一致性。机器智能化控制的建立应该以财务管理系统数学形式化、模型化为基础，同时应该结合人工智能研究领域的成果，只有这样才能保证财务控制的正确性和严密性。
五、院校财务管理的特点和问题
高等院校作为承担教育和培养高级专业技术人才的独立单位，在经济来源上具有双重性。一方面它属于事业单位，由国家或军队划拨标准经费，支付教职员工的工资和承担基础设施和教学设备的建设。另一方面，随着教育的改革和发展，高等教育已经不再是义务教育，开始向学生收取一定数量的学费和杂费，特别是近年来高校招生人数不断扩大，教育收入逐年提高。另外，高等院校利用自己的科技资源、人才资源和设备资源面向国家和社会承担了科学研究、技术应用和产品开发等与经济相关的活动，实力越强名气越大的重点高校科研经费收入所占的比重越重。所以，高等院校财务工作的目标不能与企业目标混成一团，盲目去追求价值的最大化，还是应该坚持为社会培养人才这一重大使命和责任，追求其社会效益。但是同时也应该借鉴企业财务管理的手段和方法，合理调配、使用各类资金，从长远发展的角度出发，统筹安排资金的运动和流向，提高资金的使用效率，增强学校的竞争力。
经济改革和对外开放二十年多年来，对企业财务管理的研究比较深入，财物控制方法也比较系统和完善。但教育体制的改革特别是教育收费制度的改革时间并不长，高等院校的财务管理工作目前多数还停留在计划经济的管理模式下，存在着一些与新情况不相适应的问题，主要表现为：在资金来源方面，注重向上级部门申请经费以及向学生收取学费，不重视多层次、多方位、多渠道筹措资金，长远观念不强。重视对现金的管理，忽略了对经济合同管理和物品采购的管理。注重经费预算编制管理，而对资产的预算，资产效率评估制度不够完善，造成一定资金流失和国有资产的浪费。
六、高等院校财务控制的改进措施
以《事业单位财务规则》、《事业单位会计准则》、《事业单位会计制度》等文件和法规为依据，以财务控制理论为指导，吸取和借鉴企业财务管理和控制的经验和方法，努力解决好高校财务在教育改革中出现的新问题，对降低教育成本，提高办学效率，扩大社会影响，增强院校竞争力等具有非常重要的意义。
1. 强化预算控制。预算编制要包括资产预算。强化预算控制是指预算制定是要强调其全面性、细致性和权威性，要采用民主公开的方法，在广泛征求意见的基础上，由专业委员会进行评审并上报批准。预算是财务活动的目标，是财务控制的标准，要坚持其权威性，不能随意变更和修改，否则就无法达到总目标。
2. 加强资金的管理和控制。建立集中的资金管理支付中心，将经费的使用者与管理者充分地隔离开来。将财政下拨的事业经费和学校自己的各类收入统一起来管理，严格按照预算支出，杜绝模糊和变通的支出行为。
3. 扩大融资渠道，重视发展和投资。充分利用高校的科技成果和技术力量以及资金优势，通过科学论证和民主决策，选择对学校建设和长远发展有利的投资项目进行技术和资金的投入，实现学校资产的增值，增强学校在国内国际上的竞争力。
4. 建立独立的财务监督、评价和审计机构。目前的财务监督、评价和审计工作均是由学校校务部财务人员自己监督、评价的，这样难以保证其效果。这项工作应该由独立于校务部之外的校内其他部门的人员（委员会）或社会上专业化的会计事务所的专业人员承担，以保证财务控制的真实性和有效性。
5. 建立严格的奖惩制度和信誉制度。无论是决策者、财务工作人员还是资金活动的执行者，他们的行为决定了财务控制的贯彻实施是否坚决、准确、彻底。要在搞好业务学习的同时，注重职业道德和责任感的教育，建立一套严格的奖励与处罚机制，对工作严谨、遵章守法的人员要进行奖励，并记入信誉纪录；对违反纪律或随意变更资金运动的要进行严厉的处罚和降低信誉等级，情节严重的不得参与与资金相关的活动。只有这样才能保证财务控制的严肃性和最终效果。
6. 建立网络化的智能财务监控系统。高等院校具有知识结构好、现代化理念强的特点，应该率先采用先进的技术手段强化财务管理工作，把各项制度和条文细致化、关系化和数量化。研究财务控制和决策中的人类行为模型及其规则、推理、表示等的形式化方法，用计算机程序的形式对财务活动的合理性、合法性、有效性进行判断、评价和监督，然后自动给出一个决策。同时还会就某一经济行为对局部或整个系统的影响做出预测和评价。
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[7] 高校如何做好财务管理
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