《对企业预付账款管理的几点思考》
简介： 在企业中，原则上不允许采用预付账款的方式采购物资，但对于一些紧俏商品以及进口材料就必须采用预付账款的形式采购。预付账款的管理一般要做到严把审批关、会计及时做账、对账，以及有效的监督考核机制这几点，就能将预付账款控制在安全、合理的范围内。
一、严格控制预付 ...
在企业中，原则上不允许采用预付账款的方式采购物资，但对于一些紧俏商品以及进口材料就必须采用预付账款的形式采购。预付账款的管理一般要做到严把审批关、会计及时做账、对账，以及有效的监督考核机制这几点，就能将预付账款控制在安全、合理的范围内。
一、严格控制预付账款的审批控制流程
严格控制预付账款的审批控制要做到两点，一点是建立供应商信用评级系统，一点是建立严密的预付账款审批流程。
在与供应商合作前，我们应对其资信状况、财务经营状况进行充分、科学的调查评估。由采购业务员负责调查相关资料，并对供应商基本信用条件做出初步的评价，而后根据公司对预付账款周转速度的目标、供应商的信用状况和经营状况，评定供应商的信用风险程度，由公司业务和财务共同商定是否采用预付账款的方式采购物资、预付账款的金额以及期限。
采购部门的经办人员在采用预付账款采购物资的时候首先要填写用款申请单。视企业规模的大小，以及不同企业领导岗位的设置确定审批流程。例如，一个中型规模集团型的企业，50000元以下的预付账款审批流程为：使用人提出申请---部门负责人签字---分管副总经理签字---分管财务核算工作的副部长或部长签字---总经理签字---集团财务部部长签字；50000元以上的预付账款审批流程为：使用人提出申请---部门负责人签字---分管副总经理签字---分管财务核算工作的副部长或部长签字---总经理签字---集团财务部部长签字---集团财务总监签字---财务副总裁签字---总裁签字。
二、会计人员做好做账、对账工作
预付账款发生后，财务部门要及时做账、结账，使得当月发生的预付账款要在当月的总账和明细账中反映。财务人员每月要进行账户的重分类调整，每月在做完账后，要对“预付账款”和“应付账款”进行重分类。将“预付账款”的贷方重分类至“应付账款”的贷方，将“应付账款”的借方重分类至“预付账款”的借方，从而得出正确的“预付账款”余额。财务人员还要按预付账款形成时间划分账龄。将超期预付账款列明明细交采购部门核对、催收。对于因为款已付货已到而结算的凭证未到的预付账款可先做暂估，而后责成采购部门索要发票，对于款已付货物以及结算凭证未到的预付账款，若是因为债务人破产、死亡实在无法收回，会计人员要将预付账款转入其他应收款计提坏账准备。
做好预付账款的管理，对账是很重要的一项工作。预付账款管理不好很多的情况是财务和采购业务部门不通气造成的。因此，企业应该建立往来核对制度。每月上旬财务部门整理出超期预付账款明细表（包括每一笔预付账款的发生时间、往来单位名称、经办人、经办部门）交业务部门核对、确认、催收。同时业务部门将核对结果及时反馈给财务并由财务填写往来对账单交供应商对账，并要求供应商加盖公章使之具有法律效力。对于货款已付、货物已经验收而结算的凭证未到的预付账款，采购人员应该及时索要发票，超过规定期限未取得发票者，按发票管理相关规定进行处罚。对于货款已付、货物以及结算的凭证超期未到导致预付账款长期挂账，财务应协同业务部门报告总经理除按发票管理规定进行处罚外，还要责成经办人员追讨货物，造成损失要对经办人员进行相应处罚。
三、建立有效的监督、考核机制
只有有效的监督、考核机制才能保证一项好的管理制度的实施。对于预付账款的管理也要建立一套预付账款责任处理规定。例如：对超期预付账款财务部门通知业务部门清理，清理期限为2个月，如超期2个月未清理完成，对相关责任人处以超期金额按同期银行贷款利率计算的利息但不低于100元的罚款；财务部门未尽到超期预付账款的通知清理责任，形成3个月以上超期预付账款，对财务责任人以及预付账款财务管理人员处以100元以上、500元以下的罚款；如形成坏账损失的，要加倍罚款；采购业务员在收到财务部门的清理通知后，必须按财务规定要求进行书面反馈并按期清理，对反馈不及时者处以50元以上、300元以下的罚款等等。
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