(三)动态会计平台IT模型的设计利用业务流程再造理论和方法重新购建财务会计流程,实现财务业务一体化。
一是建立基于业务事件驱动的财务业务一体化信息处理流程。“事件驱动”是将信息使用者所需信息按使用动机不同划分为若干事件。如利用事件驱动表而不是账户来“登记”一项销售业务,要将销售数据记录在销售事件数据和销售一存货事件表,当发生销售时,将销售收入记入销售表,将销售成本记入销售一存货表。初始设计时,同时为该事件设计响应的“事件驱动程序”模型,当需要某类信息时,根据不同的事件驱动相应的处理程序,从而提供相应的信息。要充分发挥IT技术的优势,必须打破传统的财务会计流程,将计算机的“事件驱动”概念引入流程设计,建立基于事件驱动的财务业务一体化信息处理流程(如图2)。当业务事件发生时,业务事件处理器按业务和信息处理规则,将企业所有与业务相关的数据集中为一个逻辑数据仓库,数据仓库最大程度地存储了财务和非财务系统的数据,企业范围的各类“授权”人员都可以通过报告工具自动输出所需信息。该数据仓库足以支持所有信息使用者的要求,避免了数据的不完整和重复情况的发生,最大限度地实现企业范围的数据共享,简化了流程。
二是实现财务业务一体化信息的实时处理。要实现财务业务一体化,不仅需要IT环境,而且需要建立一个支持一体化的包括事件接受器、凭证模板、生成器和实时凭证的动态会计平台。事件接受器的功能是当一项经济业务发生时,该事件通过经营业务模块驱动事件接受器接受事件信息。事件信息包括以下基本特征:发生了何事,涉及哪些资源;何时发生;涉及何人,充当何种角色;事件发生的地点;事件发生时为什么出错,风险是什么。可以看出接受信息的特征已基本上能够概括企业所发生的业务事件。所采集的信息不仅能满足企业对外报告的需要,而且还能满足企业各个部门不同视图的需要。凭证模板是实现自动生成凭证的桥梁,是企业财务人员根据经济业务,严格按现行会计制度、准则和法规的要求设计的,反映每种经济业务转换成相应会计科目和金额的规则。凭证模板保存在数据库中,财务管理人员根据企业经济业务在财务上的核算需要设计若干个凭证模板,每一经济业务事件对应一个凭证明细;凭证模板设计的越多,经济业务转换成记账凭证的自动化程度就越高,会计人员转抄和计算错误的概率就越小,会计信息的准确度就越高,凭证模板的存储和内容举例如表1所示。生成器的功能是根据经济业务事件信息和凭证模板生成记账凭证的规则,利用计算机系统,自动生成实时凭证并传递到总账系统,这不仅保证了实时将业务信息转换为财务信息的处理速度,而且保证了会计信息质量。实时凭证又称计算机自动生成的记账凭证,是财务业务一体化核算模式下的输出结果,也是总账子系统生成账簿和报表的基础。在财务业务一体化核算模式下,只要业务信息生成会计信息的规则制定正确,就能实时、高效地生成会计信息。业务部门经济业务发生的同时更新会计信息,企业在决策和控制中能得到实时信息的支持,对经济环境做出及时反映。