(六)分析锁定审计重点及重要事项。在收集完相关资料并进行初步分析后,讨论锁定列入审计实施方案审计重点和重要事项是审前调查的一项重要工作,它决定了审前调查工作的深度,体现了审前调查的工作成效。
(七)形成审前调查记录。对被审单位的基本情况、项目的基本情况、审前调查发现的线索和重要事项都要形成审前调查记录,它是审前调查工作痕迹的记录和工作成果的记载。
(八)形成书面审前调查报告。审前调查报告是审前调查工作的成果体现。它要比较全面的回答编制审计实施方案需要回答的问题。
三、审前调查的技术方法
审前调查与现场正式审计相比,其最大的差别在于对问题审计的深度不同,审前调查着重于发现问题的线索,而正式审计就是要搞清楚审前调查发现的线索。因而两者的技术方法应该完全一样。但由于着重点不一样,其不同的方法使用的效果还是有差异的。在审前调查阶段,经常采用以下方法。
一是“收”。就是充分利用信息化等各种手段,全面收集资料。充分利用信息化手段,收集电子资料。计算机技术的发展,给审计工作提供了一个全新的平台。下载被审计单位的电子数据,进行数据转换、整理,通过电子数据的分析使用,确定审计重点,锁定审计目标。针对投资领域业务流程没有实行电脑化,财务核算的电算化水平也不高,既没有项目业务流程的电子轨迹记录,也没有完整的财务电子帐薄,加之一个项目涉及许多施工单位、设计单位、材料供应单位、监理单位,有的单位有电子数据、有的没有电子数据,给我们利用计算机进行收集资料并开展审计带来了较大困难。为此,可根据项目特点,通过设计各种二维表格,建立原始数据库。然后,对原始数据进行校验,并按审计要求和审计思维分析的逻辑关健进行整理,形成中间数据库,并通过分析,建立审计数据模型,确定审计重点,锁定审计对象。同时要按事前提出清单进行资料的收集与核对工作,确保被审单位提供的资料全面、完整。
二是“听”。审计组进点到了被审计单位,要集中一定的时间听取被审计单位及其有关部门的情况介绍。可以采取集中听取汇报的形式,由被审计单位负责人介绍本单位的职能职责情况、机构设置情况、任务完成情况、执行政策情况以及存在的问题及建议等方面的内容。还可以根据需要采取召开小型座谈会的方式,听取有关职能部门或业务处室的同志就本单位或本部门主要业务的操作流程、执行的政策依据、涉及的具体环节进行介绍。也可以采取问卷的方法了解情况。
三是“看”。也就是搜集查看有关审计资料,掌握总体情况。为了提高工作效率,审计组可按照调查的内容,分成若干小组进行。重点收集查看的审计资料包括:项目的立项报告、可研报告及批准文件、初步设计文件及批准文件、招投标文件和评标文件及其他工程资料、国家有关部门颁布的行业制度和规定、财税政策法规、预算或计划、被审计单位的年度会计报表或决算报表、上报的文件及其批复、银行账户、会计账表凭证及其电子数据、相关的内部控制制度和重要的会议记录等文件资料……
四是“访”。就是根据掌握的情况和搜集到的资料,对涉及到的相关单位或有关部门单位进行延伸走访。一是走访设计、施工单位。调查组不能就调查的内容局限于建设单位,而是要在掌握建设单位基本情况的基础上,将调查建设单位与调查设计单位、施工单位、材料设备单位供应结合起来,带着在建设单位掌握的相关单位的资料数据,到相关单位去核实,进一步深化调查内容,寻找相关单位之间在工程建设和管理、工程款支付及往来方面出现的漏洞,从中发现问题或线索。二是走访相关部门或单位。如有针对性地走访政府职能部门,了解国家在某一方面的方针政策;走访被审计单位的上级主管部门,了解上级对下级的管理情况和行业特点;走访被审计单位的交易往来单位,了解业务交易和工作往来情况。
五是“辩”。所谓辩就是对所获取的资料、掌握的情况进行整理和分析,为发现问题线索和锁定审计重点找准方向,走对路子。分析既要有总体分析,也要有个别分析;既要进行不同内容和数量的结构分析,也要进行发展的趋势分析;既要进行综合分析,也要进行类别分析;对于投资项目还要对工程现场进行考察和分析,亦即进行实物量分析。不同形式的分析和分析性复核是我们审计人员智慧和经验的体现,它在很大程度上决定了审前调查的质量。
六是“议”。召开审前调查组会议,及时将被审计单位的情况进行汇总。审前调查期间和后期,要召开审前调查组会议,审计组根据听到的、看到的情况和资料,结合项目审计的总体目标,及时进行讨论审议。一是各个小组要在掌握总体情况的基础上,对深入到有关处室或下属单位了解的政策执行情况、经营业务情况和实际操作情况进行重点分析研究,总结出审计的操作程序和操作方法,确定重点和内容,经议定后形成审前调查材料。二是讨论重要性水平,评估审计风险,确定审计策略、审计范围、 内容和重点,规划符合性测试和实质性测试程序,形成会议结论和记录。三是会后,调查人员要及时将被审计单位的情况进行汇总。对各小组汇总上来的资料要进行分析梳理,进一步寻找重点问题的线索,归纳出重点问题,研讨审计方法,明确正式进点审计的内容和范围。同时绘制被审计单位工作流程图,如财务流程图、业务流程图、内部控制流程图等。根据汇总的情况,找出被审计单位应该重点关注的领域。
七是“写”。所谓写就是将需要记录的事项和情况形成审前调查记录,编写审前调查报告。