(一)建立灵敏的信息系统
现代化的管理必须依靠科学的手段,计算机系统对于企业预算管理是必不可少的。上海大众引进了当今先进的SAP管理软件系统,实施的模块有物料管理(MM)、财务簿记(FI)、固定资产管理(AM)、投资管理(IM)、财务控制(CO)等。财务部、各成本中心、各职能部门充分利用SAP系统获取财务数据,进行及时分析,为编制中期计划、年度预算、月度预测提供了保证。
(二)建立健全制度
为了确保预算管理的严肃性,上海大众从制度上加以规范,相继设计和制定了一套完整的预算管理制度,包括《中期计划及预算管理规定》、《成本要素管理规定》、《投资管理规定》、《投资规划管理规定》、《投资项目实施及评价管理规定》、《内部结算管理规定》等。
(三)注重预算管理的改进与创新
上海大众在应用连续滚动预算的过程中,注重改进与创新,主要表现在:(1)预算的全面性。公司的每一位员工都是预算的执行者;所有涉及现金和财务的活动都纳入预算管理;从投资、采购、生产到销售等每一环节都处于预算控制之中。(2)与战略、规划的结合。战略和规划确定的方向和目标需要通过预算来加以实施。上海大众目前在预算管理中充分体现了战略和规划的内容,同时根据实际情况提出更加明确、具体的努力方向。(3)创造性地提出月度执行预算。上海大众在年度预算的基础上提出了月度执行预算,月度执行预算作为每月的控制预算,是保证年度目标完成的有效手段。(4)体现柔性控制与刚性控制相结合。就上海大众整个预算管理体系而言,以柔性控制为主体,但就预算管理分解、落实责任指标而言,又强调刚性控制。(5)预算与标准相结合。上海大众高层管理人员把主要精力用于管理和企业生产经营过程中各种不能标准化的“例外事项”,从而使预算管理工作重点更为突出。如通过制定合理的分项目外协费用标准,避免了对外协业务一事一议的做法,提高了外协费用谈判的工作效率。
(四)有效监控全面预算方案的实施
上海大众依靠电脑联网的软件系统,通过月份连续滚动预测,进行利润分析、费用分析、存货分析、应收账款分析等,定期为公司提供各类分析报告。全面预算监控针对的是预算的实际执行与操作阶段,也是全面预算管理的核心。上海大众在这一阶段掌握了两条原则:有效控制和信息反馈。具体做法是:通过中心控制科,对公司的预算管理实施有效控制;财务部门及时和生产、销售、采购、供应等部门保持实时的信息沟通,对各部门完成预算情况进行动态跟踪监控,并不断调整偏差,确保预算目标的实现。
(五)合理的预算考评
为了将企业预算管理与绩效评估有效地结合在一起,上海大众制定了《部门绩效评价规定》。在考评过程中,坚持综合考评和动态考评相结合的原则。动态考评是在生产经营活动的现场进行的,对于预算的实际执行结果和预算指标之间的差异进行即时确认和处理,其基本组织过程包括实际结果与预算的比较差异、责任分析和差异处理三个环节。综合考评是预算期末对于各责任单位预算完成情况的分析评价,其考评对象包括企业内部各个责任层次,而考评内容以成本、利润等财务指标为主。综合考评在整个预算守环中处于承上启下的地位,其差异分析的正确、利益分配的公平与否都直接影响到预算目标的完成。动态考评不仅为实现对于生产经营活动的过程控制提供了手段,而且其关于差异的分析和评价是期末综合考评的基础和依据,两者的有机结合才能使预算作用得以充分发挥。