其四，对所有的会计数据应进行双备份。由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的，根据这些信息载体的物理特性，在形成这些档案时应实行“AB备份法”进行数据的备份。备份时要注明形成档案的时间与操作员姓名，并贴上写保护封签，存放在两个不同的地点，防止意外事故发生引起整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性。档案应保存在远离磁场的位置，注意防磁、防火、防潮、防尘等。对采用磁性介质保存的档案，还应定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质的损坏，而使会计档案丢失，造成无法挽救的损失。
其五，改善硬件设施，配备具有高清晰度的激光或喷墨打印机，作为输出纸质会计档案工具，确保打印输出的会计档案达到规定的保存期限。同时须提供专用的会计档案库房。配置适宜安全保存档案的专门库房，配备防盗、防火、防渍、防有害生物的必要设施。为了使盘片不变形，库内温度要保持在15～25度，相对湿度保持在45％～60％为宜，库房应配有温、湿度测量仪和空调器，严格监测，及时调整。
其六，提高会计部门人员素质，完善人员配置结构。会计电算化，不仅需要一定的专业会计人员，而且需要一定的计算机人员参与维护日常使用和确保其数据的安全。所以必须不断提高会计人员的计算机操作能力，同时需要有一定数量的计算机高级人才管理与维护电算化会计软件的正常使用、网络的安全运行，不断开发更合理、高效的电算化会计软件。只有两者共同配合，才能有效保证会计电算化的正常运行。
