信息化管理系统在我所的初步应用
简介： 我们义乌至诚会计师事务所（现改名为浙江至诚会计师事务所），内部管理信息化方案是从2005年10月底启动实施。目前系统已进入运行并持续改进的阶段。下面谈一谈整个系统初步实施应用的有关问题，供与大家一起探讨。
一、信息化管理系统方案的提出与实施背景：
1、至诚 ...
我们义乌至诚会计师事务所（现改名为浙江至诚会计师事务所），内部管理信息化方案是从2005年10月底启动实施。目前系统已进入运行并持续改进的阶段。下面谈一谈整个系统初步实施应用的有关问题，供与大家一起探讨。
一、信息化管理系统方案的提出与实施背景：
1、至诚会计师事务所的架构、发展历程的一段介绍。
——与大多数会计师事务所一样，我们所按照注册会计师业务、注册资产评估师业务、造价工程师业务以及企业管理咨询业务等四个业务平台来设计组织架构，配置相应专业人员，制订各个业务流程，开展相关专业服务活动。
——我们所自1999年8月组建成立以来，立足于服务义乌经济，尽可能适应当地经济结构与发展变化对注册会计师等中介服务行业的需求变化，走稳步发展道路。几年来，事务所规模不断扩大，服务领域不断延深与拓展，业务收入逐年递增。其中：2001年比2000年环比增长65%，2002年环比增长67%，2003年环比增长18%，2004年环比增长34%，2005年环比增长41%。
2、事务所内部管理借助信息化技术的基本考虑及需求重点：
——事务所不管大小，管理始终是关乎其能否能持可持续发展的重要课题。这几年，我们一直在努力摸索与改进内部管理方式方法，以提高管理效率，借助信息化技术实现内部协同管理需要一直是我们关注的重点并视之为提升管理层次的所在。
——近几年我们所发展较快的同时，内部管理问题日逐凸现，如：信息传递不及时，沟通难度加大，管理资源浪费，效率降低等。若不加以解决与规范，将会削弱事务所整体竞争力，制约事务所的持续发展。时代的进步以及成功事务所的经验表明，借助信息化技术平台、选择合适的管理软件系统作为为管理工具是规范内部运营的有效途径。
——事务所是为客户提供专业服务的中介机构，人、知识流、客户构成事务所生存和发展的三个基本要素，因而，利用先进信息化技术和管理思想，突出对人力资源、知识流、客户资源的管理重点，有机地把项目流程、文档、办公自动化、财务等诸方面进行整合管理，是我们所当前和今后一段时期实现信息化协同管理的着眼点。
3、管理软件系统的选型。
“只选对的，不买贵的”，这名广告语同样适用管理软件系统的选型。我们所要上管理软件系统的思路不是一时的冲动，而是一年以上时间的酝酿，多次的外出考察取经和内部管理层的认真讨论，工程业务平台进行项目管理模块尝试。然而，真正下决心是在2005年8月份参加了上海国家会计学院举办的“信息技术相关业务”培训班，认识了上海企业资源研究中心（AMT）自身运用的管理软件产品，即以客户管理为重点集成项目、知识流管理的产品。尔后，通过双方多次接触，进行了解、演示、交流、沟通及模块功能分析，达成了项目实施应用的合作协议。
二、信息化管理系统初步应用带来的主要变化。
1、共享信息平台。
信息平台建立之前，各业务部门的流程、数据都分散在各业务部及不同办公区域，不利于管理层整体把握与有效管理。平台建立后，打破了各个信息孤岛，流程配置将各业务平台的工作流程集成在系统里，方便我们了解各业务平台的工作状态。通过流程报表，能清楚的反映出各平台的工作成果，管理层可及时了解公司的整个运行情况，便于决策分析。
2、项目管理流程化。
原来的项目管理都停留在各个项目负责人的手里，部门经理及管理层不了解项目的实际情况，通过知识管理平台，事务所所有的项目都在系统上反映出来，并对每个项目的进程都有记录，可及时了解各项目小组手中的项目数量和项目进展情况。对项目的现阶段状况及完工的项目也可随时调出相关资料。
3、人事工作流。
能够根据需求统计出全所人员分率情况、人数及人员的相关信息，可有效了解工作人员工作情况。
工作日志效果明显，通过日志工作人员能对自己的工作事务进行有效管理，合理制定工作计划，管理层也可随时知道下属人员的工作情况。
4.知识流
根据事务所特点设计知识体系，实现对事务所内各种各样的有必要共享的文档的管理。如各类管理制度、通知、各平台法规政策、业务流程、案例研讨、员工思想火花等等，在安全控制下，不限时间、地点、方便分享查询，即能够实现信息最大化共享。
5.客户资源的管理
与以往客户资源分散在在多业务平台相比，系统可实现客户多类信息的录入、查询、统计、回访、合同管理等功能；并设定不同用户权限范围，确保信息安全，充分共享。根据客户报表，进行统计分类客户，便于客户维护与多维度管理。
6.薪酬分配
在财务薪酬分配这一块更体现了透明度，方便了财务管理，对于个人来说更是一个提升，对自己的所做项目收入一目了然，随时按部分或者按个人汇总出收入。
三、信息化管理系统实施应用的主要困难和应对措施。
1.信息化管理系统实施是一种管理变革
还有不少同事阻碍了系统应用功能的效果。
——系统实施毕竟是一种投资行为，在现有条件下系统投资的效益评估比较困难。
——信息化技术对大多数员工和各个层次的管理人员而言，都比较陌生和知识点空白，有许多新知识、新技能需要一个学习、熟悉、掌握、消化过程，这就存在一个主观能动性问题。
——改变原来观念、习惯，不管正确与否都需要围绕管理系统改变，即按管理系统应用需要改变自己的某些习惯和做法，而这一点往往比较困难。
——原来多个业务平台的知识流、业务流程少见于规范文字，客户资料维护也不完善，系统实施需要重新整理大量资料并初始化，不可避免会发现错误，从而增加实施难度。
2.需要采取的应对措施
——事务所上下思想认识要高度统一，决心要大。信息化管理是一种必然，是一种趋势，只要有条件，迟上不如早上。
——要寻找管理改良切入点，选好合适的管理系统软件及其供应商伙伴。并专注于流程优化。
——团队合作是系统实施应用的保障。系统实施的过程中供应商与事务所双方组成联合项目组，内部要相应组合，取长补短，充分挖掘系统功能的满足管理需求；信息化实施应用后，事务所需要培养自身的团队来保证整个系统运行的延续性和维护。
信息化是一个过程不是结果。事务所不能指望一日之间就完成信息化进程，或信息化能解决了所有的管理问题。实际上，信息化作用的发挥一是取决于信息化系统应用的执行度，二是取决于不断地挖掘需求，并持续改进，以达到系统优化。
视野按：本文为2006.6.10作者在上海国家会计学院主办的“基于管理信息化的做大做强之路－－会计师事务所内部管理信息化研讨会”上的发言稿。作者为浙江至诚会计师事务所董事长，该所2005年业务收入约3000万，为义乌当地最大的会计中介机构。
责任编辑：
参与评论
验证码：
用户名
