企业信息系统的会计处理初探
简介：信息系统是一项特殊的资产，由硬件资产、软件资产两部分构成。一般来说，软件资产可以通过外购或自行开发的方式取得，而硬件资产则通过外购获得。目前我国相关的财会法规对企业信息系统的核算尚未给出明确的、权威的规定或指导，各个企业各行其道，通常的作法是对外购的硬件资产计 ...
信息系统是一项特殊的资产，由硬件资产、软件资产两部分构成。一般来说，软件资产可以通过外购或自行开发的方式取得，而硬件资产则通过外购获得。目前我国相关的财会法规对企业信息系统的核算尚未给出明确的、权威的规定或指导，各个企业各行其道，通常的作法是对外购的硬件资产计入资本化成本；而对其中重要的软件资产，不管是外购还是自行开发，都予以费用化，按照无形资产的方式进行处理。这种方式没有真实地反映作为企业资产的信息系统的实际价值及其在价值形成上的特殊性，割裂了信息系统中硬件资产和软件资产的联系,更不利于对其从整体上进行有效的管理。届于此，本文根据企业信息系统的形成过程及其资产的构成形态对企业信息系统的会计处理进行探讨。
一．企业信息系统及其会计科目的设置
企业管理信息系统是对企业所有信息进行管理的工具，其子系统包括生产作业信息系统、技术信息系统、人力资源信息系统、制造资源信息系统、客户信息系统、成本信息系统、财务信息系统、设备和研发信息系统、市场信息系统、企业公关系统等等。常见的如企业客户数据库、企业网站等，是企业信息系统中的一个子系统或几个部分子系统的组合。一般来说，企业信息系统由计算机硬件资产和软件资产两部分构成，其形成经历自行开发验收或外购、使用以及升级维护等三阶段。我们将保证系统正常工作而购置或自行建造的服务器、PC机、办公用具、办公场所等称为硬件资产，企业外购或自行开发的ERP（企业资源计划）系统、客户关系管理系统、企业网站等称作软件资产。企业信息资源管理系统的核心是软件资产。
为了全面真实地反映企业内部信息系统的价值，笔者建议专门设立“信息系统”的总账科目，以单独反映信息系统的资产价值。在此总账科目下，用两个二级科目分别反映系统中的硬件资产和软件资产。另外，用“在建工程”反映外购信息系统的支出及其从安装调试到验收正式使用过程中的费用支出，并进行相应的明细核算。验收合格后的信息系统一旦投入使用，即从“在建工程”转入“信息系统”账户。
另外，建议在资产负债表主表之外，专门制作一份“企业信息系统”的附表，详细列示构成该系统的硬件和软件资产的名称、原值、折旧和摊销额、净值等情况。
二、具体会计处理方式
根据企业信息系统的取得与使用的流程，我们分别从成本确认、升级维护、折旧摊销三个方面对其进行具体的会计处理。
（一）成本确认与入账
分别从硬件资产和软件资产两个方面进行入账：
1. 硬件资产的会计处理
信息系统硬件部分的入账成本按普通固定资产的成本确认方法进行。如果外购硬件资产需要安装调试验收的，在信息系统投入使用前，将发生的购入成本、运费、税金、保险费、安装调试费等相关成本费用在“在建工程—信息系统—硬件资产”中进行归集，待正式投入使用后再转入相应的“信息系统—硬件资产”科目。可以记为：
借：信息系统—硬件资产
贷：在建工程—信息系统—硬件资产
2. 软件资产的会计处理
软件资产的取得方式，有购入和自行开发两种，下面分别进行讨论。
对于购入的软件资产，建议按该软件资产的实际取得成本进行确认。由于购入的软件资产，除了需要针对企业的具体情况进行二次开发，还需要一段调试运行期。因此，购入软件资产的成本应该包括原始买价、交纳的各种税款、运杂费、二次开发及调试运行期所支付的设备价款、服务咨询费、人员工资等一切与取得该资产有关、且在该系统正常运行以前发生的各种费用。在正式运行前，设立“在建工程—信息系统—软件资产”账户进行成本归集，待正式运行之后，再转入相应的“信息系统—软件资产”科目；如果开发失败，则转入当期费用或追究相关人员责任。记为：
借：信息系统—软件资产（如果开发失败，则记管理费用或其他应收款）
贷：在建工程—信息系统—软件资产
企业自行开发的软件资产属于无形资产的范畴。现行企业会计制度规定：对于自行开发并依法取得的无形资产，其入账价值应按依法取得时发生的注册费、律师费等费用确定；依法申请注册前发生的研究与开发费用，应于发生时确认为当期费用。根据这一规定，该资产的价值中因没有包括企业为开发软件资产所发生的费用，而不能被正确计量和反映。另外，如果企业没有对自行开发完成的软件资产申请注册，则无法对企业中的该项资产进行入账。可见这种入账处理方法不能恰当反映企业的实际资产情况。因此，笔者建议，用“在建工程—信息系统—软件资产”账户归集开发软件资产从开发到申请注册所发生的一切费用，如研究开发费用、注册费和律师费等，待完成注册手续后，转入相应的“信息系统—软件资产”账户，记为：
借：信息系统—软件资产
贷：在建工程—信息系统—软件资产
如果对开发成功的软件资产进行价值评估，与为了获取该软件资产而发生的研究开发费用（如果申请注册的，还要加上注册所发生的支出）相比，可能高估或低估其价值。对于所高估的价值，记为：
借：信息系统—软件资产
贷：资本公积
对于低估的价值，则记：
借：资本公积
贷：信息系统—软件资产
如果开发失败，则转入当期费用或追究责任人损失，记为：
借：管理费用
其他应收款
贷：在建工程—信息系统—软件资产
（二）升级维护的会计处理
信息系统的升级维护是保证系统正常运行和有效工作的必要手段，一般包括日常运行维护和更新升级服务两方面的内容。
日常运行维护，即由企业中的专职人员对系统进行日常的、保证其正常运作的维护，如数据更新、数据库的扩充、完善，系统的安全防卫、机器或网络故障的排除等。对于因为日常维护而发生的包括人员工资、物品耗费、各种网络管理和服务等在内的费用，直接计入当期损益。
为了提高信息系统的功能，企业外部专业人员或内部专职研发人员需要对系统进行定期或不定期的更新升级维护。对于系统更新升级所发生的费用，笔者认为可以参照企业会计制度中关于固定资产技术更新改造的相关规定进行处理。即首先把要升级的资产由“信息系统—软件资产” 或“信息系统—硬件资产” 账户转回“在建工程—信息系统”账户，归集在升级过程中所发生的各项费用，升级完成后再转回相应的“信息系统—软件资产”或“信息系统—硬件资产” 账户。
（三）折旧摊销的会计处理
仍然分两部分进行考虑。
对硬件资产部分，按传统的固定资产折旧方式计提折旧，考虑实际情况建议使用加速折旧法。
而软件资产部分，则参照企业会计制度中关于“无形资产摊销”部分的规定进行，其摊销年限应充分考察信息技术及系统技术发展的日益加快等因素后再进行确定，不宜过长。
三、信息系统的管理
为了更好的管理和利用信息系统，笔者建议在平时的工作中，有必要按子系统详细列示其硬、软件的名称、取得方式、启用时间、取得成本、折旧摊销额、净额、预计使用时间、升级维护情况等内容，制作“企业信息系统”管理卡，使企业信息系统从计量和保管两方面互相牵制，确保信息系统资产的安全有效运用。
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